Uma teleconferência na vida real

A cada ano que passa, as corporações estão crescendo em tamanho e se espalhando cada vez mais. Como os funcionários de uma determinada empresa podem estar a quilômetros de distância, nem sempre é possível reunir todos na mesma sala para reuniões importantes. É por isso que a teleconferência se tornou tão popular hoje. Por meio de teleconferência, as empresas podem organizar reuniões, demonstrações, workshops e briefings de clientes online ou por telefone, sem a necessidade da presença física da pessoa.

O que é uma teleconferência na vida real?

Uma teleconferência é basicamente uma reunião de algumas pessoas que não estão presentes no mesmo local, com o auxílio da comunicação eletrônica. Os participantes do encontro podem estar em diferentes partes do país ou até mesmo na mesma cidade. A conferência pode ser uma sessão de sentido único, que várias pessoas só precisam participar, ou pode ser uma sessão interativa. Às vezes, apenas três a cinco pessoas podem estar envolvidas, às vezes 30 a 35, e talvez até centenas. A teleconferência é uma maneira perfeita de reunir pessoas separadas pela distância, a negócios, sem que elas precisem se deslocar.

Existem três tipos de teleconferência – somente voz (chamadas em conferência), voz e vídeo (videoconferência) e conferência baseada na web. Uma chamada de conferência envolve apenas dois ou mais participantes e geralmente requer apenas um telefone, embora um viva-voz possa ser usado se mais de duas pessoas estiverem presentes no local.

Em uma videoconferência , dois ou mais grupos de pessoas presentes em locais diferentes interagem entre si por meio de uma videochamada, ou podem simplesmente ver uma apresentação e depois dar suas respostas. Para este tipo de teleconferência, é necessária uma TV ao vivo com câmeras de vídeo e microfones acoplados.

Uma conferência baseada em computador é como uma videoconferência em que grandes grupos de pessoas interagem entre si e podem ter um contato visual e de áudio. Nesse caso, para transmissão de vídeo, é usado uma conexão de internet de alta velocidade, telas de computador e um bom software de videoconferência em nuvem, como o ezTalks Meetings .

Como fazer teleconferência na vida real

Vamos agora passar por um processo passo a passo para organizar uma teleconferência perfeita.

1. Decida a hora e a data

A primeira e mais importante coisa que você precisa fazer é decidir a data e a hora da conferência, informar os participantes sobre isso e também informar sobre os papéis que terão que desempenhar. Não se esqueça de enviar um lembrete um dia antes da reunião.

2. Decida o equipamento que você usará

Usar o equipamento certo é muito importante se você deseja realizar uma conferência bem-sucedida na vida real, pois o sucesso ou o fracasso da conferência depende do mesmo. Como já mencionado, se você planeja organizar uma simples conferência telefônica, precisará apenas de um telefone, talvez com alto-falantes. Para uma videoconferência, você precisará de uma TV ao vivo com microfones e câmeras de vídeo conectadas, e para uma conferência baseada na Web , você precisará de uma boa conexão com a Internet, telas de computador e um bom software de videoconferência.

3. Planeje a Agenda

De preferência um dia antes da teleconferência, encaminhe a agenda da reunião para cada participante. Você deve mencionar claramente na agenda o papel dos diferentes participantes. Isso ajudará todos a estarem preparados para a conferência da maneira certa. Isso também ajudará a reunião a ser nítida e precisa, em vez de longas e chatas. Tempo é dinheiro, e isso certamente é algo que você não gostaria de desperdiçar por não estar preparado.

4. Não deixe as coisas vagarem

É fácil para uma teleconferência divagar porque é uma reunião de muitas pessoas que podem nem ter falado muito umas com as outras. Assim, o líder da conferência deve garantir que a agenda seja seguida, e caso surjam alguns pontos que não estejam relacionados à agenda, eles podem ser salvos para uma futura conferência.

É assim que você pode organizar uma teleconferência na vida real. No entanto, mesmo quando a conferência termina, você tem uma tarefa importante a fazer, que é enviar notas da reunião ou uma recapitulação da conferência aos participantes. Isso os ajudará a lembrar o que aconteceu na reunião e, assim, eles se lembrarão da tarefa que devem realizar conforme discutido na conferência.