Reuniões virtuais VS Reunião presencial: qual escolher?

Com o advento da tecnologia, muitos aspectos de fazer negócios foram facilitados. Entre elas estão as reuniões que agora são muitas vezes realizadas virtualmente. Companheiros de equipe podem se encontrar em uma conferência telefônica, um investidor pode conhecer mais sobre o negócio por meio de uma videoconferência e assim por diante. Existem algumas empresas que ainda mantêm as antigas reuniões presenciais porque acreditam que são eficazes. Quem está certo? Reunião presencial vs reunião virtual, qual é melhor? Aqui está uma dissecação do assunto.

O que é reunião virtual e seus benefícios?

As reuniões virtuais são possibilitadas pelos avanços tecnológicos que foram vistos no passado recente. As pessoas que participam da reunião não precisam sair de seu local de trabalho ou de onde estiverem, elas podem participar das reuniões. A reunião pode ser realizada por telefone, por videochamada e por outro software de reunião virtual, como o ezTalks Cloud Meeting. Com reuniões virtuais, a distância não é um problema. As pessoas podem participar da reunião independentemente de onde estejam. Em outras palavras, eles são capazes de realizar reuniões sem ter que viajar todo o caminho. Ao trabalhar em um projeto, os colegas de equipe em campo não precisam viajar até o escritório para fazer uma apresentação durante uma reunião. Existem muitos outros cenários em que as reuniões virtuais podem ser úteis. Muitas pessoas podem participar de uma reunião virtual, pois só precisam reservar algum tempo para a reunião. Além disso, a pegada de carbono é reduzida, pois as pessoas não precisam viajar (em carros e aviões) que emitem gases para o local da reunião. As reuniões virtuais são muito baratas. Tudo o que é necessário é conexão com a Internet e software de reunião virtual profissional, que permite que todos participem da reunião. Não há necessidade de gastar dinheiro na contratação de um local, das instalações e equipamentos a serem utilizados e na organização do transporte para todos os participantes.

O que é a reunião cara a cara e seus benefícios?

As reuniões presenciais são aquelas que são realizadas por pessoas na mesma sala e pessoalmente. As pessoas entram na sala especificamente para a reunião e vêm preparadas. Pode ser uma reunião em um restaurante, uma sala de reuniões ou apenas um escritório. Quais são os benefícios desse tipo de reunião?

Quando se encontram cara a cara, as pessoas são mais livres umas com as outras do que seriam online. As pessoas são capazes de se expressar usando linguagem corporal, gestos e palavras, todos trabalhando juntos para transmitir uma mensagem. A comunicação é melhor em reuniões cara a cara porque mal-entendidos são menos prováveis.

Quando você vai a uma reunião física, é a principal razão pela qual você está em um determinado lugar em um determinado momento. Você também estará com outras pessoas presentes na reunião e ninguém tolerará que o outro perca seu tempo. Todos serão disciplinados e não serão facilmente distraídos por coisas como telefones e computadores. O ambiente sério enfatizará a necessidade de se concentrar totalmente na reunião e evitar distrações.

Durante as reuniões presenciais, as pessoas obtêm feedback instantâneo. Isso é muito importante, principalmente no desenvolvimento de algo que exige trabalho em equipe. É o melhor tipo de reunião para brainstorming. As reuniões presenciais criam vínculos mais fortes do que os virtuais. As pessoas se conhecem e se entendem mais. Isso é tão importante quanto a formação de equipes é para qualquer negócio.

Reuniões virtuais x reuniões cara a cara

As reuniões virtuais permitem que as pessoas troquem ideias e informações enquanto economizam dinheiro e tempo. Eles são mais convenientes do que reuniões presenciais. No entanto, as chances de ter uma falha de comunicação são aumentadas em reuniões virtuais. Distrações por questões pessoais e relacionadas ao trabalho são mais prováveis ​​de acontecer durante as reuniões virtuais do que as presenciais.

As reuniões virtuais ampliam os recursos de rede que uma empresa possui. Ao realizar essas reuniões, as empresas agora podem se conectar com funcionários, clientes e outras pessoas do outro lado do mundo sem perder tempo e dinheiro. No entanto, para construir confiança, as reuniões cara a cara são melhores.

Resultado final

Tanto as reuniões presenciais quanto as virtuais têm suas vantagens e desvantagens. Não há necessidade de permitir reuniões presenciais versus reuniões virtuais. A melhor coisa a fazer é combinar os dois. As primeiras etapas de um compromisso ou projeto devem ser tratadas em reuniões presenciais, para que os detalhes mais importantes possam ser discutidos e, em seguida, as reuniões de acompanhamento possam ser feitas virtualmente. A reunião final também deve ser feita pessoalmente. Pergunte a si mesmo quais são os objetivos da reunião e quão ocupadas estão as pessoas que você está convidando para a reunião antes de decidir o caminho certo a seguir.