As 10 principais razões pelas quais o governo deve adotar a videoconferência

A comunicação é uma necessidade fundamental de todos os órgãos governamentais. Seja propaganda eleitoral ou mesmo trocas de ideias entre departamentos; todos os movimentos são guiados por uma comunicação eficaz e ponderada. Modos tradicionais usados ​​para estrangular a comunicação suave sob pilhas de papéis e arquivos antigos. Felizmente, algumas das melhores ferramentas de videoconferência surgiram lentamente para mudar a situação das agências governamentais.

Cada pessoa, de indivíduos a empresas, está se beneficiando significativamente da explosão de opções de hardware e software de videoconferência de alta qualidade e acessíveis. As agências governamentais não são diferentes. Ao adotar a videoconferência como um dos principais canais de comunicação, o governo certamente se beneficiará muito. Embora a redução dos custos de viagem tenha sido uma das principais razões para a videoconferência governamental, ainda há mais benefícios nessa tecnologia além da redução de custos. Aqui estão as maneiras pelas quais o governo pode se beneficiar da videoconferência:

As 10 principais razões pelas quais o governo deve adotar a videoconferência

1. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Talvez um dos principais benefícios importantes que a videoconferência oferece ao governo seja a capacidade de melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. A videoconferência para o governo permite que os indivíduos trabalhem em casa e ainda consigam se conectar com suas equipes e colegas de trabalho. Esse tipo de ambiente de trabalho remoto geralmente eleva a qualidade de vida. Como? O ambiente de trabalho remoto reduz o estresse induzido pelo trabalho, permite aos membros da equipe mais flexibilidade para lidar com questões pessoais ou familiares (enquanto ainda permanecem conectados) e também economiza dinheiro (e tempo) gasto em deslocamentos. O equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal melhora o moral, a lealdade no trabalho e o desempenho — tornando-o um bom investimento tanto do ponto de vista dos funcionários quanto da organizacional.

O ezTalks Meetings está entre as melhores soluções de videoconferência do mercado que aprimoram o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Os recursos profissionais fazem com que se destaque das outras soluções de videoconferência. Com base em sua qualidade de áudio cristalina e vídeo de ultra-alta definição, o ezTalks Meetings oferece aos governos uma experiência real de videoconferência. Isso facilita a realização de reuniões virtuais com parceiros e colegas em todo o mundo.

2. Melhor colaboração

A videoconferência governamental permite que os funcionários colaborem uns com os outros de forma transparente e segura. Um número cada vez maior de funcionários do governo está no campo, atendendo diretamente os cidadãos, indo para o combate a situações de crise, acompanhando o progresso de suas regiões ou participando de reuniões importantes. Essa natureza fora do escritório de seu trabalho exige que eles tenham um sistema eficaz que possam usar para colaborar com outras equipes em tempo real.

Como a telepresença e a videoconferência em HD podem replicar efetivamente as reuniões presenciais, as agências governamentais localizadas em todo o país e até mesmo no exterior podem colaborar facilmente em tempo real, de qualquer lugar onde exista conexão com a Internet.

3. Uso eficiente de horas de trabalho

Dificuldades de deslocamento, deslocamento e horários geralmente custam mais em comparação com o capital direto. Além disso, também geram custos adicionais de outras formas, principalmente em termos de horas-homem; um dos recursos mais importantes para o governo. Um oficial de justiça que está transferindo um preso para uma determinada reunião ou mesmo um advogado cobrando pelo seu tempo de deslocamento certamente tem direito a uma certa indenização. No entanto, e se não houver necessidade de gastar tempo viajando e simplesmente marcar o ponto quando uma reunião começar? Essa redução nos custos de viagem economiza dinheiro, tornando-se um dos benefícios mais importantes da videoconferência para o governo.

4. Melhores interações públicas

A videoconferência do governo preencheu a lacuna entre os governantes e os governados. Com a videoconferência, os representantes do setor público agora podem se comunicar diretamente com o público, tirar dúvidas e também explicar seus próprios estandes. Isso certamente funcionará bem para resolver queixas em massa.

5. Processos jurídicos econômicos

A incorporação da videoconferência no sistema de justiça permite que o governo economize uma quantia significativa do dinheiro do contribuinte. O uso de videoconferência pode eliminar a necessidade de transportar presos da prisão para o tribunal durante os julgamentos. Além disso, os defensores públicos também podem se comunicar de forma eficiente com seus clientes em assuntos como pedidos de fiança de presos, audiências e vários outros assuntos judiciais indicados, sem necessariamente ter que viajar.

6. Comunicação voltada para o cidadão

A videoconferência governamental interativa não oferece apenas benefícios em relação às comunicações entre escritórios ou às colaborações móveis entre funcionários do governo. É também uma ferramenta muito importante para o envolvimento dos cidadãos. As reuniões da prefeitura e vários outros eventos públicos geralmente sofrem com a baixa participação, o que, por sua vez, resulta em um envolvimento inferior do cidadão. A videoconferência para o governo possibilita que esses cidadãos participem de um diálogo com seus representantes governamentais e, por sua vez, dêem a conhecer suas vozes, em qualquer lugar, a qualquer momento.

7. Melhor ambiente de trabalho

Como a maioria dos setores governamentais está aceitando a mobilidade empresarial, o trabalho em casa e as culturas de trabalho remoto também estão chegando. Hoje em dia, os trabalhadores podem colaborar com seus colegas de trabalho ou equipes mesmo de casa. Este último desenvolvimento controlou o estresse no trabalho enquanto ainda os ajudava a ter uma vida boa; transformando trabalhadores em funcionários felizes.

8. Primeira resposta e comunicações de segurança pública

As comunicações de vídeo geralmente ajudam a melhorar os tempos de resposta de emergência. Além disso, permite que as equipes tomem decisões operacionais rápidas durante as situações críticas, incluindo avaliação de necessidades críticas, comunicação de crises, treinamento de preparação e resposta, gerenciamento de emergências e garantia da segurança dos cidadãos durante uma emergência.

9. Mobilidade e Flexibilidade

Mobilidade e flexibilidade — ainda mais à medida que uma ampla variedade de software de videoconferência móvel se torna disponível — também é uma grande vantagem. Uma reunião não precisa mais ser adiada como resultado de restrições de viagem e tempo impostas às soluções de conferência presencial. Um ator importante não pode mais ser excluído de contribuir com seu conhecimento devido a um cronograma conflitante ou distância geográfica. A maior mobilidade e flexibilidade tornaram a videoconferência para o governo uma necessidade.

10. Maior colaboração interdepartamental

Os departamentos do setor privado geralmente têm funções distintas que podem estar inter-relacionadas, mas possuem regiões operacionais diferentes. O aumento da colaboração entre os departamentos governamentais só foi possível por meio de videoconferência. Todos os departamentos estão hoje a par do andamento dos projetos e dos papéis dos colaboradores envolvidos.

Conclusão

Assim como o setor privado, as organizações governamentais também se deparam com a tomada de decisões gerenciais melhores, mais rápidas e com poucos recursos. Com tendências como BYOD e trabalho remoto fazendo incursões rápidas nos locais de trabalho do setor público, a colaboração hoje em dia precisa acontecer muito além das 4 paredes de uma sala de conferência tradicional. A videoconferência governamental certamente pode atender a todos esses requisitos e, ao mesmo tempo, reduzir os custos gerais de operação.