O que é uma reunião na Web?

Anteriormente, antes da existência da internet, as viagens de negócios eram comuns. Funcionários ou membros da equipe de diferentes partes do mundo teriam que viajar para conhecer seus colegas e, nesse processo de viagens frequentes, perdiam muito de seu precioso tempo e dinheiro. Embora as viagens de negócios ainda aconteçam hoje, a maioria das empresas agora prefere hospedar uma reunião na web. Se você está se perguntando o que é uma reunião na web, continue lendo para descobrir sua resposta.

O que é uma reunião na Web?

Uma reunião na web é quando pessoas de diferentes partes do mundo usam texto, áudio e vídeo para se conectar online. Nas reuniões na web, as pessoas compartilham dados e informações em tempo real sem a necessidade de estar fisicamente no mesmo local.

As equipes que têm membros em diferentes partes do mundo organizam reuniões na Web com frequência. As equipes nessas reuniões costumam ser conhecidas como equipes virtuais, equipes dispersas ou equipes remotas e entram em contato com outros membros pela Internet. Como a localização nunca é um problema, torna-se fácil para os participantes organizarem reuniões sempre que desejarem.

Se você está se perguntando por que as pessoas fazem reuniões na web, é porque permite que todos os membros da equipe participem, não importa em que parte do país ou do mundo eles estejam no momento. Isso se torna ainda mais importante durante as emergências, quando não é possível para a equipe esperar que seus membros estejam fisicamente presentes, pois eles podem ter alguns problemas importantes para resolver no momento.

Muitas vezes os membros podem estar presentes na mesma cidade e ainda realizar uma reunião pela web porque podem estar precisando de uma solução imediata para um determinado assunto. Durante reuniões na web ou online, as pessoas podem ouvir e ver umas às outras tão bem que se sentem como se estivessem na mesma sala. Isso se deve ao uso de software de videoconferência como o ezTalks, que oferece muita clareza e leva as reuniões online a um nível totalmente novo.

Mas como você organiza uma reunião online? Para organizar uma reunião na web, você só precisa de acesso à internet, um software de videoconferência incrível como o ezTalks, um dispositivo como um laptop, tablet ou netbook e microfone e alto-falantes. Certifique-se de planejar a agenda com antecedência e enviá-la aos participantes pelo menos um dia antes da reunião para que cada um dos membros possa estar preparado.

Use a técnica de apresentação adequada para que os membros possam entender adequadamente o que está sendo discutido. Você pode usar slides como modelos para que os membros possam visualizar as informações de forma organizada. Esses slides também podem ser enviados aos membros participantes e ausentes para que eles possam ficar sabendo do que aconteceu na reunião.

Vantagens de uma reunião na Web

Agora que você já sabe o que é uma reunião na web e como pode planejar uma, com certeza também gostaria de saber quais são as vantagens de organizar uma reunião na web. A maior vantagem é economizar tempo e despesas de viagem. Se todos tivessem que se reunir na mesma sala para uma reunião, os membros da equipe de outros locais teriam que voar, o que desperdiçaria seu tempo, custaria passagem aérea e muito mais, e ao mesmo tempo a equipe presente no local teria esperar, e assim seu tempo também é desperdiçado. As reuniões na Web não envolvem despesas de viagem, economizando muito dinheiro e também tempo.

Não há necessidade de reservar uma sala de reunião, pois os indivíduos podem participar de sua própria mesa. Assim, você não terá que perder tempo esperando que as salas de reuniões ocupadas estejam disponíveis para você. Além disso, como os participantes podem entrar e sair sempre que necessário, essas reuniões também são muito flexíveis.

Uma reunião na web é de fato uma ótima opção e uma alternativa perfeita para as reuniões presenciais. Está se tornando cada vez mais popular entre pequenas e grandes empresas, e as pessoas estão achando imensamente benéfica. Você só precisa se lembrar de uma coisa, existem muitas ferramentas para reuniões na web, e você precisa selecionar a melhor, como ezTalks, e ter certeza de que sua reunião será tranquila, bem-sucedida e recompensadora.