One on One Meeting: como executá-lo de forma eficaz

A comunicação é extremamente importante para todas as empresas ou organizações. Em uma organização onde há pouca comunicação, muito pouco é alcançado. Normalmente, gerentes e diretores dão pouca atenção à importância da comunicação. Com o tempo, isso prova ser um erro caro para toda a organização. A falta de comunicação tem, de fato, dilacerado muitas organizações. Uma maneira pela qual você pode aumentar a comunicação com seus funcionários ou membros da equipe é por meio de reuniões individuais.

O que é um em um encontro?

Definido de forma simples, uma reunião individual é uma reunião em que relatórios diretos são fornecidos por um funcionário ou membro da equipe ao seu gerente. Normalmente, o gerente se reunirá com cada funcionário em um horário designado. Essas reuniões são geralmente informais e são muito diferentes das reuniões de avaliação de desempenho.

Quais são os benefícios de reuniões individuais eficazes?

1. Crie relacionamentos fortes

Não se pode enfatizar demais o quão importante é a comunicação para uma organização. Geralmente, as pessoas acham mais fácil se comunicar onde existem relacionamentos. Isso significa que, se seus funcionários acharem você inacessível, eles terão dificuldade em se comunicar com você. Se você realmente não tem tempo de sobra para eles, ou se não faz nenhum esforço para criar um relacionamento com eles, eles permanecerão distantes e só o verão como um chefe distante. Uma reunião individual é uma oportunidade perfeita para se conectar com seus funcionários.

A natureza informal desses relacionamentos torna ainda mais fácil para você se comunicar abertamente com eles. Você também pode treiná-los e monitorá-los durante essas reuniões. É apenas sentando-se com cada funcionário e ouvindo-os que você criará relacionamentos fortes, que podem ser extremamente benéficos para sua organização.

2. Resolver problemas

Você ficará surpreso com a quantidade de problemas que seus funcionários estão tendo no local de trabalho quando você realiza reuniões individuais. Às vezes, eles realmente não têm caminhos para canalizar seus problemas e frustrações, o que faz com que o ressentimento seja transferido para o trabalho. Frequentemente, eles não entregam ou não atingem todo o seu potencial se tiverem problemas que não foram resolvidos.

Os problemas no trabalho são muitos e variados. Alguns podem ter problemas com seus colegas de trabalho. Alguns podem se ressentir do sistema de promoção atual. Outros podem simplesmente não ter o equipamento necessário para realizar seu trabalho da melhor maneira possível. Alguns funcionários podem não estar dispostos a levantar esses problemas em outras reuniões, mas podem se abrir durante uma reunião individual. Quando você resolve os problemas deles, o desempenho deles pode melhorar significativamente.

3. Motivação

Outra razão pela qual você precisa separar um tempo para reuniões individuais é para motivar seus funcionários. Você gostou da maneira como eles realizaram uma determinada tarefa? Apreciá-los por isso. Você gosta de sua atitude ou devoção ao seu trabalho? Certifique-se de mencioná-lo. Suas habilidades de resolução de problemas são excepcionais? Elogie-os por isso. Você nunca saberá o que uma palavra de apreço de um chefe pode significar para um funcionário.

4. Receba comentários

Como gerente, você precisa do máximo de feedback possível de seus funcionários. Claro, suas ideias podem ser ótimas e suas habilidades de liderança excelentes, mas você ainda precisa da opinião de outras pessoas se quiser administrar seus negócios corretamente. Não há melhor lugar para obter feedback honesto de seus funcionários do que durante uma reunião individual. Eles gostam da maneira como o projeto está indo? Como eles gostariam de quaisquer mudanças no local de trabalho? Como eles acham que isso os afetará? O feedback é importante, pois permite que você veja as coisas do ponto de vista de seus funcionários.

Como ter uma reunião eficaz um em um

Não há como negar o fato de que as reuniões individuais são demoradas, por isso é importante que sejam produtivas. Então, como você faz uma reunião eficaz de um para um?

1. Tenha uma Agenda

Isso não precisa ser uma agenda formal, mas você e seu funcionário devem pelo menos saber o que esperar durante a reunião. O que você vai discutir? Peça a eles que enviem ideias sobre o que eles acham que deve ser discutido durante a reunião por e-mail. Dessa forma, ambos podem se preparar adequadamente para a reunião. A preparação é um ingrediente chave para uma reunião produtiva.

2. Seja consistente

Como gerente, você provavelmente não tem muito tempo livre e pode ficar tentado a realizar reuniões individuais conforme sua conveniência. Escusado será dizer que este será um erro caro. Isso mostra aos seus funcionários que eles são mais uma conveniência do que uma prioridade para você. Se eles sentirem que você os considera garantidos, isso pode ter repercussões negativas em seu desempenho.

Reserve um tempo em sua agenda para realizar uma reunião individual com cada um de seus funcionários. Se você não puder estar fisicamente presente, faça bom uso do software de teleconferência , como o ezTalks Meetings. Este software permite agendar e realizar reuniões individuais online, compartilhar a tela, gravar as reuniões e conversar.

Alguns de seus melhores recursos incluem a inclusão de quadros interativos e vídeo HD e qualidade de áudio. Você pode usar a versão gratuita do software ou a versão paga para serviços premium. Este software também é ideal para reuniões individuais, pois cada reunião pode durar apenas quarenta minutos. Você também pode realizar quantas reuniões desejar usando o software. Com esse software, você realmente não tem desculpa para adiar ou cancelar suas reuniões individuais.

3. Faça-os breves

É melhor realizar um breve encontro individual a cada semana do que realizar um longo a cada poucos meses. Se você quiser ter reuniões individuais eficazes, faça-as com apenas trinta minutos de duração. Além disso, não gaste tanto tempo para dar ordens, recomendações ou comandos de qualquer tipo ao seu funcionário. Ouço. É somente ouvindo que você aprenderá sobre os desafios que o funcionário está enfrentando. É apenas ouvindo que você receberá feedback sobre projetos e o local de trabalho em geral. Dê ao funcionário tempo para contribuir durante a reunião também.

4. Escolha o local certo

Não há problema em realizar a reunião individual em seu escritório, mas você já pensou em realizar a reunião no escritório do membro da equipe? Pode ter um enorme impacto na abertura do funcionário. Você também pode considerar realizar a reunião em um local informal para proporcionar um local mais descontraído.

Conclusão

A chave para ter reuniões individuais eficazes é priorizar seus funcionários. Quando você faz com que eles se sintam importantes, você pode realizar coisas incríveis.