Etiquetas para reuniões cara a cara

A reunião presencial basicamente é aquele tipo de reunião onde as pessoas se reúnem para colaborar e comunicar ideias e discutir assuntos importantes. Embora nesta era da internet, as pessoas optem principalmente por reuniões virtuais usando ferramentas como reuniões ezTalks, a comunicação face a face ainda é considerada importante e quase todas as empresas organizam essas reuniões pelo menos ocasionalmente. No entanto, apenas realizar uma reunião não é suficiente, para que seja bem-sucedida, ela precisa ser bem planejada e as devidas etiquetas devem ser seguidas. Se você está acostumado a hospedar apenas reuniões virtuais por tanto tempo, pode não estar ciente das etiquetas das reuniões presenciais, mas conhecê-las é importante, e é exatamente isso que vamos descobrir agora.

1. Chegue ao destino a tempo

Embora isso possa parecer óbvio demais, quantas pessoas realmente o seguem? Pode haver muitas razões para chegar atrasado, como se você tivesse que concluir uma última tarefa ou se distraiu com alguma tarefa importante em que estava envolvido e assim por diante. Mas nenhuma razão realmente justifica você estar atrasado em uma reunião cara a cara. Tais reuniões são planejadas com antecedência, não sem motivos. Portanto, você precisa planejar com bastante antecedência, definir pelo menos alguns lembretes e não se envolver em nenhum projeto pelo menos algumas horas antes do início da reunião.

2. Socialize se você tiver esse tempo extra

Se você conseguiu chegar ao destino da reunião com muita antecedência, aproveite ao máximo esse tempo. Apresente-se para aqueles que também podem ter alcançado. Também será uma boa ideia apresentar as pessoas umas às outras, especialmente se você achar que alguém é tímido e está andando na esquina sozinho. Qualquer bate-papo que você queira desfrutar deve ser feito antes que o organizador da reunião comece a falar e, uma vez que o faça, você deve apenas ouvi-lo.

3. Quando alguém te apresenta, você deve se levantar

Se você estiver sentado à mesa e alguém o apresentar antes do início da reunião, você deve se levantar. Além disso, se o organizador da reunião apresentar você a outras pessoas presentes na sala, você também deve se levantar. É claro que fazer isso é educado, mas ao mesmo tempo em que você se levanta, oferece uma melhor presença profissional, o que lhe renderá mais respeito.

4. Dê importância às comunicações verbais e não verbais

Há algumas coisas que você precisa lembrar no que diz respeito à comunicação verbal. Se você falar demais, pode ser considerado insensível ou nervoso, se ignorar os outros, pode ser chamado de esnobe, e se apenas discutir o trabalho e não falar de outra forma, os outros podem sentir que você é limitado. Não se esqueça dessas coisas se quiser impressionar os outros.

Quanto à parte não verbal, sua linguagem corporal fala muito mais do que as palavras. Postura, expressão facial e contato físico também são formas fortes de comunicação. Tente manter contato visual e não crie distrações mascando chiclete, batendo os pés, brincando com o cabelo ou se mexendo.

5. Tente ser o mais conciso possível

Você deve ter participado de algumas dessas reuniões onde você só queria bater na cabeça da pessoa que está falando sem chegar ao ponto. Então, você precisa evitar que outras pessoas sintam o mesmo sobre você. Você precisa ser o mais conciso possível e, para isso, a primeira coisa que você deve lembrar é não se repetir. Pode ser difícil perceber quando você está fazendo isso, então você pode procurar frases como “Novamente” ou “Como acabei de dizer”. Se essas palavras estão prestes a escapar de sua boca, você deve evitá-las, pois provavelmente está repetindo. Em segundo lugar, ofereça apenas as informações necessárias, ou seja, apenas vá direto ao ponto quando terminar com pequenas introduções.

6. Esteja preparado

Você deve ter respeito pelos presentes na sala e pela pessoa que organizou a reunião, e por isso mesmo deve vir com sua agenda bem preparada. Você precisa estar pronto para fazer sua parte, vir com todos os materiais necessários, ter conhecimento suficiente do tópico e listar todas as perguntas que deseja fazer.

7. Mantenha seu telefone longe

Seu telefone, laptop e tablet, tudo precisa ser mantido longe. Se você fizer várias tarefas durante a reunião, isso obviamente será notado pelos outros, e eles podem ficar ofendidos. Você certamente não é a única pessoa que tem trabalho a fazer quando a reunião terminar, então respeite esse fato. Se você planeja usar seu dispositivo apenas para gravar anotações durante a reunião, informe aos outros com antecedência. Você precisa manter seu telefone no modo de vibração e, se ele vibrar, tente não olhar para ele todas as vezes e, se estiver esperando alguma ligação importante, saia da sala para atender a ligação.

8. Faça perguntas quando for a hora certa

Se possível, tente participar de reuniões presenciais com perguntas preparadas e pergunte sempre que surgirem tópicos relacionados. Você também pode ter perguntas surgindo em sua mente à medida que a reunião avança. Pergunte a eles enquanto você ainda está no tópico e isso ajudará as coisas a se moverem com eficiência. Se você esperar até que a reunião termine, todos devem ter passado para os outros tópicos e as coisas podem parecer difíceis.

Se for você quem estiver conduzindo a reunião, poderá perguntar aos outros se eles tiverem alguma dúvida após a conclusão de cada tópico. As pessoas permanecerão no ponto e a reunião será mais rápida, sem que você precise revisitar os tópicos anteriores repetidamente.

A etiqueta da reunião presencial precisa ser seguida para ajudar as reuniões a serem bem-sucedidas e para garantir que os organizadores, bem como todos os presentes na sala de reuniões, se divirtam. Além disso, seguir essas etiquetas pode fazer com que você seja notado, ganhar respeito e, assim, ajudá-lo a subir a escada do sucesso.