Dicas para uma reunião de grupo bem-sucedida em comunicação empresarial

Na vida de um grupo empresarial as reuniões são parte essencial. É importante usar suas habilidades e habilidades de gerenciamento de forma eficaz para conduzir essas reuniões com sucesso. Os avanços tecnológicos recentes também mudaram a forma de conduzir as reuniões de negócios do grupo. Hoje, várias ferramentas de videoconferência, como ezTalks Meetings, etc., são usadas para reuniões presenciais, em vez de chamar os participantes pessoalmente para as salas de reunião. Algumas dicas são fornecidas aqui abaixo que podem tornar sua reunião de grupo no ambiente de comunicação empresarial mais eficaz.

Objetivo da reunião: Você pode tornar a reunião de negócios do seu grupo mais eficaz se tiver um bom propósito para convocá-la. Você deve falar sobre o objetivo e a meta de convocar a reunião ao iniciar a reunião. A parte mais importante da condução eficaz de uma reunião de negócios são os primeiros 5 a 10 minutos, nos quais o líder da reunião pode definir a base, definir as limitações, organizar as referências e informar o objetivo da convocação dessa reunião, etc. Você pode fazer sua reunião de grupo mais eficaz iniciando e terminando a tempo e falando especificamente sobre o objetivo principal durante sua comunicação com outros participantes. A reunião deve ser iniciada na hora, em vez de esperar os retardatários, pois pode ser uma punição para aqueles que chegaram na hora. Além disso, em vez de repetir todo o processo para os retardatários, você deve continuar sua comunicação como está. Isso dará uma mensagem aos retardatários para serem mais pontuais no futuro.

Incentive discussões abertas: sua reunião de grupo de negócios pode ser mais eficaz incentivando outros participantes para discussões abertas. Isso permitirá que as pessoas tímidas se manifestem, além de fornecer feedback dos participantes ansiosos que desejam contribuir com mais entusiasmo nessas reuniões. Normalmente os líderes das reuniões de negócios costumam dominar outros participantes para melhorar suas habilidades de gestão. Tal dominação pode desencorajar os outros a expressar sua opinião sobre qualquer assunto. Para verificar seus instintos de dominar uma reunião de negócios, é melhor delegar a liderança dessa reunião a outra pessoa, se possível. Isso permitirá que outros participantes da reunião aprimorem suas próprias habilidades de gerenciamento, organizando os pensamentos do grupo enquanto atuam como líderes. Também lhes permitirá aprender as formas de planejar uma reunião e preparar sua agenda para tornar a reunião de negócios mais eficaz . Discussões abertas em uma reunião podem ajudar todos os participantes a se concentrarem nas principais questões da reunião de forma consistente.

Feche o primeiro tópico antes de prosseguir: Depois de discutir um tópico completamente, você deve encerrar o tópico completamente depois de tomar uma decisão final para que você possa levar toda a reunião de negócios do grupo para o próximo tópico da agenda da reunião. Sua reunião nunca será eficaz se você perder tempo avançando para o próximo tópico sem encerrar as discussões sobre o primeiro tópico ou sem rodeios.

Revise os pontos principais: Você pode gerenciar efetivamente uma reunião de grupo de negócios se souber revisar os principais pontos de discussão ao fechar cada tópico de discussão ou ao final de toda a reunião. Você deve encerrar uma reunião depois de revisar os cronogramas de seu tempo e ação, juntamente com a implementação de atribuições e planos. Também permitirá que outros participantes da reunião façam parte das decisões tomadas nessa reunião. Algumas coisas muito interessantes podem acontecer quando as pessoas concordam em um ponto. Tais acordos podem pressionar outros a segui-los. Se a maioria dos participantes de uma reunião decidir fazer determinada tarefa em um momento específico, isso pode iniciar um incentivo interno para inspecionar, monitorar e controlar as coisas de forma eficaz, além de poupar você dessas responsabilidades. O grupo que trabalha na mesma trilha pode ser usado como testemunha se algum dos participantes reclamar sobre o que deve ser feito ou o que deveria ser feito. Assim, você pode gerenciar uma reunião de grupo de forma eficaz usando o compromisso público dos outros participantes como uma ferramenta poderosa.

Manter registro da reunião: A parte mais importante de uma reunião de negócios em grupo é distribuir suas atas nas próximas 24 horas. Ele manterá o registro das decisões importantes tomadas em uma reunião e as medidas tomadas sobre elas. Este registro da reunião pode ser usado como evidência se surgir alguma dúvida a esse respeito. Isso o ajudará não apenas a melhorar suas habilidades de gerenciamento, mas também a tornar a condução de uma reunião mais eficaz. Você pode manter esses registros por escrito ou usando algumas soluções de videoconferência , como ezTalks Meetings, etc., mesmo que tenha realizado uma reunião presencial ou organizado uma reunião online por meio dessa ferramenta.

Assim, as dicas discutidas neste artigo podem ajudá-lo a tornar sua reunião de grupo de negócios mais eficaz do que antes.