8 dicas bem-sucedidas de participação em reuniões
Uma reunião da empresa permitirá que você seja notado por seus colegas e superiores com bastante facilidade. Qualquer coisa trazida por você para uma reunião pode dar aos outros uma impressão otimista ou incorreta sobre você. É imperativo preparar-se com antecedência para reuniões de negócios e também deve seguir algumas regras fundamentais que o ajudarão a roubar os holofotes durante a conferência. Aqui vamos falar sobre algumas dicas essenciais para uma participação efetiva em reuniões.
1. Explique claramente o objetivo da reunião
A dica de participação nas primeiras reuniões será explicar claramente o objetivo da conferência. Você vai se deparar com várias reuniões que não têm nenhum propósito real. Curiosamente, uma conferência sem propósito pode resultar de uma quantidade excessiva de agenda ou muita impulsividade, levando a um conceito montado às pressas com um alvo mal definido. Faça questão de compreender o propósito da convocação da conferência e para isso você precisa se questionar exatamente o que você gostaria de informar aos seus participantes sobre a realização da reunião. Além disso, também será prudente avaliar se a maneira mais eficaz de atingir seu objetivo será uma reunião de grupo.
2. Faça contribuições
Sua participação na reunião ficará incompleta caso você saia da reunião sem fazer nenhuma contribuição. Enquanto algumas conferências são mais interativas, outras são principalmente para fornecer informações. Em ambos os casos, tente fazer qualquer pergunta, fazer algum comentário ou simplesmente dar a sua ajuda. Tente esperar a oportunidade perfeita para fazer comentários apropriados e também tomar medidas para não parecer insincero. Caso você queira elogiar alguém, seria sensato informar essa pessoa sobre o que exatamente você sente de positivo sobre ela.
3. Selecione seu horário
Durante sua participação na reunião, não seja a primeira pessoa a comentar sobre uma proposta ou apresentação específica, caso você não seja um especialista ou o gerente sênior. Em vez disso, outra pessoa pode responder às suas perguntas e você pode descobrir que realmente entendeu mal o que estava sendo dito. Esteja preparado para fazer qualquer comentário quando tiver certeza de que sua opinião é realmente necessária.
4. Nunca tente dominar
Outra diretriz eficaz para participar da reunião será não dominar a discussão, mesmo que você tenha algumas perguntas valiosas que são essenciais para a reunião. Além disso, deixe que os outros expressem suas próprias opiniões depois de apresentar seu ponto de vista - é possível que eles adicionem mais alguns pontos que você gostaria de adicionar, dando a você a oportunidade de sentar e fazer contribuições depois.
5. Convide menos participantes
Restringir o número de pessoas para participar da reunião resultará em uma economia considerável de tempo para seus funcionários. Não há necessidade de investir seu tempo em uma conferência não essencial e isso os ajudará a se concentrar em outros trabalhos vitais. Além disso, você poderá realizar reuniões mais focadas e produtivas apenas com as principais partes interessadas.
6. Comece e termine no horário
Caso você tenha a obrigação de organizar reuniões regularmente e seja conhecido por ser alguém que começa e também termina na hora, não será surpresa se muitos de seus colegas tentarem aparecer em suas reuniões de boa vontade. As pessoas apreciarão você por suas habilidades de participação em reuniões, caso você entenda o valor do tempo delas. Além disso, nunca organize uma reunião que deva durar mais de 60 minutos. Uma hora é geralmente a duração máxima de tempo em que os trabalhadores poderão se concentrar sem qualquer interrupção.
7. Fique no controle
Você tem a responsabilidade de manter todos na tarefa, caso você esteja no comando da conferência. Obviamente, é um papel vital para você desempenhar e pode ser bastante desafiador, caso o tópico da reunião seja de grande importância para você. As coisas podem começar a se afastar e, nesse caso, você deve reconhecê-lo e também guiá-lo de volta ao ponto em questão sem demora. É essencial identificar a tangente e assegurar-se de lidar com ela posteriormente. Podem surgir situações em que alguns indivíduos podem insistir em uma agenda pessoal específica e, nesse caso, você deve tentar restringir a contribuição dessa pessoa enquanto conversa com eles fora da conferência sobre o que deve ser esperado deles para as reuniões.
8. Acompanhe os aparelhos eletrônicos
Atualmente, a maioria de nós tem o hábito de checar constantemente nossos smartphones, o que pode nos distrair dos objetivos da reunião. Cabe a você descobrir se seus participantes serão capazes de lidar com seus telefones celulares no momento da conferência. Uma das dicas eficazes de participação em reuniões será permitir que os participantes coloquem seus smartphones no modo vibratório durante a reunião e só atendam a qualquer chamada se for realmente urgente.
ezTalks Meetings é a aplicação mais eficaz destinada a uma conferência de negócios online. Ele pode ser usado facilmente durante qualquer reunião física, de modo que a outra pessoa localizada remotamente de você possa participar facilmente da conferência.
Conclusão
Depois de passar por essas dicas de participação mencionadas acima para uma reunião, você estará em condições de oferecer orientações valiosas para cada reunião no futuro. Além disso, os participantes das reuniões organizadas por você podem usar suas táticas para organizar grandes conferências por conta própria.