Como criar um ambiente colaborativo para videoconferência

Atualmente, a maioria das equipes depende da tecnologia para colaborar e se conectar no dia-a-dia, mas os executivos ainda encontram dificuldades para conectar sua força de trabalho adequadamente. De acordo com alguns especialistas, uma das razões por trás dessa conferência virtual ineficaz é a disparidade de presença. A disparidade de presença são as diferenças disfuncionais que as pessoas, tanto internas quanto remotas, enfrentam durante as reuniões. Como resultado da disparidade de presença, a equipe não consegue ser produtiva e colaborar bem, e isso causa estresse e frustração nos participantes, além de afetar o negócio. É por isso que você deve tentar criar um ambiente colaborativo para videoconferência. Mas como você faz isso? Bem, basta começar a seguir as dicas dadas abaixo.

1. Use a câmera certa

Se você realmente deseja criar um senso de conexão adequado em sua videoconferência, deve ser capaz de ouvir e ver todos (mesmo os participantes remotos) como se estivessem todos na sala, e uma ótima maneira de fazer isso será use uma câmera que tenha uma lente grande angular. Existem duas vantagens que você experimentará se usar uma lente de câmera grande angular, uma, elas ajudarão a exagerar o ponto de vista e, assim, fazer com que as coisas pareçam mais próximas do que realmente são. Em segundo lugar, tudo ficará em foco nítido e aparecerá dentro do quadro. Uma câmera grande angular fará com que você se sinta devidamente conectado e, para aproveitar essa conexão, as pessoas presentes na sala não precisarão se sentar muito próximas umas das outras para que possam ser vistas. Ao mesmo tempo, você não precisará se preocupar se as pessoas estão ou não sendo capazes de ver as telas em foco, pois uma lente grande angular sempre ajuda todos a ver as coisas perfeitamente, como se todos estivessem presentes.

2. Certifique-se de que você pode ouvir bem

Se durante a videoconferência você não conseguir ouvir um ao outro bem, isso pode levar a falhas de comunicação e até causar frustração nos participantes. No entanto, você não precisa se preocupar, pois os desenvolvimentos na tecnologia criaram alto-falantes e microfones HD, que funcionam perfeitamente e não são caros. Enquanto você compra alto-falantes ou microfones, você deve aprender sobre o cancelamento de eco e ruído, pois esses são os recursos que ajudarão a garantir que os ruídos de fundo não o incomodem e também que você aproveite a clareza adequada durante as conferências. Além disso, dê importância à sala onde você realizará a conferência. Uma sala devidamente mobiliada absorverá o som e, assim, tornará a experiência de áudio mais doce. Você pode colocar painéis acústicos nas paredes da sua sala de reunião e tapete no piso duro, pois não deixará o som saltar na sala, garantindo assim uma ótima experiência. Lembre-se dessas dicas, pois elas realmente alteram a experiência de videoconferência.

3. Use uma tela grande

Todos nós adoramos jogar nosso jogo favorito ou assistir nosso filme favorito em uma tela grande, e isso porque cria uma ótima experiência de visualização. Em uma videoconferência, as telas grandes ajudam a garantir que todos possam ser vistos corretamente, não sobrecarregam os olhos e, além disso, acredita-se que causem um aumento na produtividade. De acordo com um estudo realizado em Utah, descobriu-se que as pessoas que usam monitores grandes concluíram suas tarefas muito (até 52%) mais rápido e tiveram uma ótima experiência. Alguns designers também sugerem usar mais de uma tela na sala de conferência e usar cada uma para propósitos diferentes, como uma para compartilhar slides, uma para conversar cara a cara e assim por diante.

4. Use o tipo certo de luz

É um fato bem conhecido que a maioria das pessoas está extremamente consciente de sua aparência na câmera. Na verdade, eles estão mais preocupados com a aparência na câmera do que na vida real e passam a maior parte do tempo durante as videochamadas olhando para si mesmos. Agora, isso é algo que você não pode pagar durante a videoconferência, pois há questões importantes sendo discutidas. Portanto, para gerenciar esse problema, você precisa usar a iluminação a seu favor. Será melhor usar luzes suaves em sua sala de videoconferência, pois as pessoas geralmente ficam melhores sob essa luz. Você pode usar uma boa luz de teto e, em seguida, colocar algumas lâmpadas nas janelas próximas. No entanto, ainda será melhor você experimentar arranjos leves até encontrar a combinação perfeita.

5. Crie um ambiente de assento descontraído

Para criar um ambiente de videoconferência colaborativo perfeito, você também deve dar importância ao plano de assentos. Em vez de seguir o mesmo estilo antigo de sala de reuniões onde a mesa ocupa o centro do palco, será ideal criar um ambiente descontraído com algumas mesas pequenas. Esse tipo de configuração permitirá que os participantes se estiquem e se levantem quando quiserem, para que possam ficar mais relaxados e, portanto, mais atentos. Você pode até optar por um ambiente lounge onde você pode usar sofás e mesas de centro para criar um ambiente agradável e descontraído que é propício para criar uma boa colaboração.

6. Use o software de videoconferência correto

Agora que você sabe como criar um bom ambiente de videoconferência colaborativa, também precisa saber que usar o software de videoconferência certo também é muito importante para obter sucesso. Embora, é claro, você tenha opções quase infinitas quando se trata de tal software, mas para desfrutar de uma ótima experiência, você deve se contentar com nada menos que o melhor e procurar os melhores resultados com o ezTalks. O ezTalks oferece serviços de videoconferência online profissionais e fáceis que ajudam a tornar a colaboração de vídeo empresarial muito mais fácil. Alguns recursos que você pode aproveitar incluem compartilhamento instantâneo de tela e conteúdo, quadro branco inovador, vídeo e áudio HD, bate-papo entre plataformas, gravação e reprodução, controle e gerenciamento adequados e excelente organização e agendamento. Você também tem vários planos para escolher - o plano Starter gratuito e os planos Pro e Enterprise, a preços muito nominais.

Seguir essas dicas certamente o ajudará a criar o ambiente de videoconferência perfeito e, uma vez que você consiga o mesmo, sua empresa certamente desfrutará de mais crescimento, melhores lucros e um futuro melhor.