6 Tipos de Reuniões de Negócios na Organização

Na maioria das vezes, você participa de várias reuniões em uma semana. Em outras palavras, você provavelmente participa de diferentes tipos de reuniões de negócios. As reuniões no local de trabalho são elementos vitais da gestão da empresa. Há reuniões em que você toma decisões, compartilha informações e há aquelas em que você faz um brainstorming sobre algo.

Além disso, essas reuniões frequentes em uma organização são usadas para resolver disputas, resolver problemas, construir trabalho em equipe, melhorar o desempenho e muito mais. Dependendo da organização empresarial, as reuniões da empresa podem ser informais ou formais e podem variar de duas a várias centenas. Para as empresas que possuem uma política de colaboração, muitas vezes, elas incorporam clientes, fornecedores e até parceiros de negócios em suas reuniões.

Em grande parte, cada tipo de reunião de organização tem seu objetivo único. Para atingir esses objetivos, você considera a diferença em marcar e realizar uma reunião específica. Isso explica por que você precisa definir o tipo de reunião ao planejar uma reunião. Embora cada reunião seja distinta, conhecer os 6 tipos mais comuns de reuniões de negócios na organização ajudará você a identificar melhor os objetivos, a estrutura e as atividades mais adequadas para suas reuniões.

1. Reuniões do projeto

Muitas empresas são estruturadas para ter departamentos diferentes, cada um com uma tarefa específica, como desenvolver um novo produto ou realizar a reorganização do negócio. Muitas vezes, a gerência da organização organiza reuniões que reúnem os gerentes de projeto departamentais. Esse tipo de sessão é chamado de reunião de projeto, e assume várias formas, que incluem sessões de brainstorming, reuniões de design, sessão de planejamento e progresso, reunião de revisão e assim por diante.

2. Reuniões de atualização de status

As reuniões de atualização de status são, de fato, um dos tipos de reunião de negócios mais comuns. A maioria das empresas realiza reuniões de atualização após um período estipulado, por exemplo, semanalmente ou mensalmente. Como o nome indica, o principal objetivo deste tipo de assembleia é proporcionar aos colaboradores uma atualização sobre os desafios e progressos da empresa.

3. Reuniões colaborativas

Conforme dito na seção de introdução, algumas empresas têm uma política de colaboração, que exige que elas realizem reuniões regulares com seus parceiros de negócios e clientes. Existem várias formas desta sessão, que incluem assembléia geral anual, assembléia geral extraordinária, reunião do conselho, reunião do comitê, reunião de credores, reunião estatutária e muito mais. O objetivo dessas reuniões é discutir assuntos como melhorias na cadeia de suprimentos, expansão de projetos, novos empreendimentos de mercado e assim por diante.

Reuniões colaborativas ajudam a fortalecer o relacionamento comercial com grupos externos e dão à empresa um melhor senso de foco no cliente. Ao contrário de outros tipos de reuniões de negócios em que os presentes estão na maioria dos casos na mesma sala, as reuniões colaborativas sempre envolvem grupos externos, muitas vezes em locais diferentes. Pode ser difícil e até caro pedir a alguém localizado a centenas de milhares de quilômetros de distância da posição da sua empresa para comparecer fisicamente a uma reunião de negócios. Felizmente, hoje em dia, as reuniões colaborativas podem ser realizadas a qualquer hora e em qualquer lugar graças a soluções de comunicação virtual como o ezTalks Cloud Meeting.

4. Reuniões de emergência

Uma reunião de urgência é convencida se a empresa estiver passando por um problema sério. Por exemplo, se ocorreu uma perda financeira significativa, é importante informar todos os funcionários para que eles entendam as mudanças e implicações que ocorrerão como resultado da emergência. Muitas outras emergências que podem surgir em uma organização empresarial podem levar a paralisação temporária ou fechamento completo dos trabalhadores. Ao comunicar efetivamente esses desafios na reunião, os gerentes estarão em melhor posição para reduzir o sentimento de incerteza entre os funcionários e evitar o risco de anedotas se espalharem por toda parte.

5. Reuniões de tomada de decisão

As reuniões de tomada de decisão são outros tipos comuns de reuniões em uma empresa em que os convidados tomam a grande maioria das decisões de negócios. Enquanto pequenas decisões são muitas vezes tomadas em todos os tipos de reuniões de organizações, as decisões consideradas mais importantes recebem suas reuniões dedicadas. Todos os envolvidos na sessão devem estar muito cientes do que vão discutir (informações) para garantir que a decisão tomada na reunião valha a pena. Portanto, o facilitador de tal reunião deve definir o problema e dar aos participantes tempo suficiente para processar antes do início da reunião.

6. Reuniões motivacionais

As reuniões motivacionais (às vezes chamadas de sessões de team building) são projetadas especificamente para obter o comprometimento de um grupo ou equipe de trabalhadores em torno de um esforço de mudança. Essas reuniões são realizadas para elevar a energia e a vontade dos participantes de atingir uma determinada meta. Eles também desempenham um papel fundamental no fortalecimento do relacionamento entre os gestores da empresa e os funcionários, além de promover a cultura corporativa. Como facilitador de uma reunião motivacional, você deve apelar para eles emocional e logicamente. Nessa reunião, o diálogo é fundamental e as pessoas devem sentir que foram ouvidas antes de estarem dispostas a aceitar e até mesmo implementar o que a empresa está fazendo.

Conclusão

A lista de diferentes tipos de reuniões de negócios e seus objetivos é interminável, e os explicados acima são apenas alguns. Embora diferentes tipos de reuniões de negócios tenham metas e objetivos diferentes, certos aspectos os combinam. As reuniões representam um enorme valor tanto para os colaboradores como para as empresas. Em essência, como facilitador, você deve planejar adequadamente para realizar reuniões de acordo com as necessidades da organização.

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