Videoconferência vs reuniões cara a cara: qual é melhor

As reuniões são muito importantes para cada negócio. É nas reuniões que as empresas discutem como está o seu negócio, qual é a situação das suas vendas, qual é a resposta dos consumidores, quais os planos que têm para o futuro, etc. Portanto, reuniões regulares não podem ser evitadas, mas o encontro cara a cara também nem sempre é possível, ainda mais porque as empresas estão se expandindo rapidamente e têm funcionários em todo o mundo. Nem sempre é possível que esses funcionários se reúnam em um só lugar para discutir as coisas.

A videoconferência foi introduzida como solução para este problema. Usando um software de videoconferência como o ezTalks Meetings, você pode realizar reuniões online e discutir o que quiser com os membros de sua equipe ou funcionários. Agora, algumas pessoas ainda gostam do conceito de reunião cara a cara, enquanto outras acham a videoconferência mais adequada. Mas comparar videoconferência versus reuniões presenciais, que entre elas é realmente melhor, se é isso que você está se perguntando agora, os pontos discutidos abaixo podem ser úteis.

Videoconferência vs reuniões cara a cara:

1. Viajar

Viajar é um ponto importante a ter em mente ao decidir o que é melhor - videoconferência versus reuniões presenciais. Como as empresas têm suas filiais por toda parte, se alguém tiver que viajar de uma cidade/país para outro para uma reunião cara a cara, terá que arcar com grandes custos de viagem. Além da passagem aérea, os custos de hospedagem também devem ser considerados, que podem continuar aumentando dependendo da duração da estadia. Além disso, também se perde tempo indo e vindo de um destino, e os adeptos da videoconferência dizem que o tempo gasto com viagens poderia ser investido em algo mais produtivo. Assim, no que diz respeito a viagens, principalmente longas distâncias, a videoconferência parece ser uma opção melhor.

2. Compartilhamento de conteúdo

Nas reuniões, os participantes geralmente revisam documentos, visualizam e fazem apresentações e votam em assuntos importantes. No que diz respeito ao compartilhamento de conteúdo, ele pode ser feito tanto nas reuniões virtuais quanto presenciais com a mesma facilidade. Embora, é claro, no face a face você os compartilhe manualmente, em videoconferências você precisa usar uma ferramenta como o ezTalks, que permite compartilhar conteúdo, usar o compartilhamento de tela gratuito, conversar com os participantes, usar enquetes online para votar em questões importantes , e aproveite muitos outros recursos.

3. A sensação

Nos encontros presenciais, todos os participantes estão na mesma sala e podem ler a linguagem corporal uns dos outros e ver as reações uns dos outros. Isso ajuda os líderes da reunião e os participantes a saberem se os outros presentes estão conseguindo entender o que estão tentando dizer. Nas videoconferências, porém, isso não é possível, você não gosta das mesmas reações, e assim fica difícil para os demais participantes ou líderes descobrirem se a reunião é realmente bem sucedida.

4. Falta de Controle

Durante as reuniões presenciais, todos estão na mesma sala, algumas etiquetas e regras são seguidas, e todos não têm escolha a não ser prestar atenção ao que está sendo dito, e assim os líderes da reunião desfrutam de controle quase total. No entanto, nas videoconferências, os líderes não podem exercer esse controle. Ao participar dessas reuniões à distância, os participantes também podem estar trabalhando em outros documentos, enviando e-mails e, portanto, podem não estar totalmente atentos, e quase não há nada que os líderes possam fazer para controlar o mesmo.

5. Melhor Flexibilidade

Quando funcionários ou membros remotos da equipe estão presentes em locais diferentes e uma reunião rápida precisa ser convocada para discutir alguns assuntos importantes, em tais situações, uma videoconferência se mostra a melhor solução. O uso de um software como o ezTalks pode ser planejado, os participantes podem ser informados e, não importa onde estejam no momento, eles podem participar da reunião quase que instantaneamente, e nenhuma reserva prévia é necessária nesse cenário. Isso é algo que simplesmente não pode ser imaginado no que diz respeito ao encontro cara a cara. Na verdade, é um processo muito lento. Em primeiro lugar, os membros devem ser notificados sobre a reunião por e-mail. Os participantes procurarão e reservarão ingressos, e somente depois que todos os membros chegarem ao local, uma reunião poderá começar. Assim, no que diz respeito à urgência ou discussão de assuntos importantes, sem dúvida, as videoconferências são uma alternativa melhor.

Para concluir, será sensato dizer que tanto a videoconferência quanto as reuniões presenciais são boas à sua maneira. Se você deseja discutir assuntos com urgência e não quer perder tempo e dinheiro com viagens, a videoconferência será melhor para você. Se você estiver mais interessado na sensação e quiser que os participantes estejam bem na sua frente, as reuniões cara a cara são algo que você provavelmente gostará.