Como as empresas estão em busca de formas de reduzir os custos de deslocamento e também querem economizar tempo, a videoconferência vem ganhando cada vez mais destaque. Isso ajuda a tornar a colaboração e a comunicação muito mais rápidas e fáceis, e as empresas estão obtendo imenso lucro com isso.
No entanto, se você deseja desfrutar de uma experiência impecável, existem algumas dicas de videoconferência que você deve sempre seguir, que descobriremos imediatamente.
5 dicas eficazes de videoconferência
1. Conheça todas as suas ferramentas Quase todo mundo tem pelo menos uma ideia sobre como se conectar por meio de vídeos hoje em dia, tudo graças aos vários aplicativos disponíveis. No entanto, apenas a familiaridade não é suficiente se você estiver usando para fins comerciais, e você precisa estar totalmente ciente. Existem tantos tipos diferentes de ferramentas de videoconferência disponíveis, desde salas de telepresença que podem custar de centenas a milhares de dólares, a sistemas de médio porte que usam hardware especializado, a serviços de baixo custo ou até gratuitos, como ezTalks Meetings, que embora é gratuito, oferece serviços que outros softwares exigirão que você pague uma enorme fortuna para usar. O ezTalks também tem versões pagas que oferecem serviços ainda melhores. Seja você um participante ou um apresentador, é muito importante que você reserve um tempo e entenda o software, o hardware e o tipo de conectividade que você usará. Você deve aprender sobre tudo isso com bastante antecedência para que não haja nenhum problema quando a conferência estiver em andamento.2. Dê importância ao seu visual Se você estiver em um site de telepresença as coisas são diferentes, caso contrário, você deve dar importância suficiente à forma como você aparece na câmera e também ao seu entorno. Essas coisas precisam ser consideradas pelos participantes, bem como pelos apresentadores. Certifique-se de que sua localização esteja livre de desordem e sem fundos ocupados. Não deve haver nenhuma janela aberta que possa distrair os espectadores à medida que as pessoas vão e vêm atrás de você. A área escolhida também deve ter iluminação suficiente para que seu rosto fique visível sem reflexos ou sombras. Certifique-se de não sair do alcance ao falar. É muito importante que todos os participantes sejam vistos e possam ver quando estão falando. Se você estiver em uma sala de videoconferência de uma tela, coloque a câmera acima da tela, perto do centro. Se houver um sistema de duas telas, a câmera deve ser colocada idealmente perto do meio, entre as telas, para ajudar no contato visual. Além disso, lembre-se de que o display precisa ser instalado de forma que a parte inferior da imagem fique logo acima da altura da mesa de conferência.3. Verifique o somVocê também precisa dar importância ao som. Seu microfone deve estar bem posicionado para que sua voz não soe muito baixa ou muito alta para os outros. Se os ruídos de fundo não puderem ser evitados, não se esqueça de usar o botão mudo. Microfones de teto são bons para grandes salas de conferência. Se possível, evite microfones de mesa, pois eles podem captar ruídos como toques de dedos ou papel embaralhado e podem ser perturbadores. Se houver mais de um participante presente em uma sala, será melhor usar um microfone entre dois participantes. Quando a chamada terminar, não se esqueça de desligar as funções de áudio e também de vídeo para evitar o compartilhamento de informações confidenciais.4. Envolva-se e envolva-se Se você deseja que sua videoconferência seja bem-sucedida, não tente dar uma palestra, mas fale com seu público. Nunca leia nenhum slide do PowerPoint em tom monótono. É melhor fazer perguntas com frequência para que os participantes permaneçam envolvidos e tente abordá-los pelo nome, se possível. Para envolver todos, será melhor usar funções integradas como quadros brancos e salas de bate-papo, e para isso você precisa selecionar um software de videoconferência como o ezTalks que oferece esses e outros recursos interessantes. Além disso, mostre gráficos, vídeos e imagens relacionados ao tema para que a conferência não fique chata.5. Dê importância à sua aparência Por último, mas uma das dicas mais importantes para videoconferência é se vestir adequadamente. Você pode estar participando da reunião de sua casa, mas ainda faz parte de um evento formal. Então, você deve se vestir como se estivesse participando de qualquer outra reunião com roupas formais. Como você provavelmente será notado da cintura para cima, dê mais importância a isso. Não apenas você deve se vestir adequadamente, mas também pentear ou amarrar o cabelo de maneira formal. Portanto, estas são algumas dicas simples, mas eficazes, que você deve seguir sempre que planejar realizar videoconferências on-line e, se seguidas cuidadosamente, todas as suas reuniões serão completamente profissionais e bem-sucedidos.
