Benefícios das mensagens instantâneas no local de trabalho
As mensagens instantâneas (IM) são um serviço baseado na Internet que permite que as pessoas se comuniquem umas com as outras em tempo real por meio de um software de mensagens instantâneas. No início dos anos 90, as mensagens instantâneas eram usadas principalmente por pessoas que queriam conversar ou conversar umas com as outras pela internet. Mas com o crescimento da tecnologia, as mensagens instantâneas se tornaram uma verdadeira ferramenta para os negócios.
Breve História das Mensagens Instantâneas
Uma empresa de software chamada Mirabilis é creditada por ter projetado o primeiro aplicativo de mensagens instantâneas chamado ICQ, que era uma forma abreviada de “I Seek You”. Este ICQ tornou-se tão popular que em muito pouco tempo, aplicativos semelhantes como Yahoo Messenger, AIM e Skype surgiram. Mesmo o gigante da mídia social, o Facebook não ficou de fora. O ezTalks também é uma plataforma de mensagens instantâneas em rápido crescimento que você pode usar para todas as suas comunicações pessoais e comerciais.
Papel das mensagens instantâneas nos negócios
Como se costuma dizer, “a comunicação é a alma do negócio”. Um dos principais benefícios das mensagens instantâneas no local de trabalho é que elas permitem que as empresas se comuniquem umas com as outras em tempo real. Os executivos de negócios precisam comunicar suas ideias e objetivos de negócios com outros executivos que, por sua vez, aplicarão os mesmos aos funcionários. As mensagens instantâneas fornecem uma maneira econômica e conveniente para as empresas se comunicarem. À medida que as mensagens instantâneas continuam a evoluir, mais recursos amigáveis aos negócios serão adicionados. Aqui estão alguns desses recursos:
Voz sobre IP (VoIP)
Isso permite que os usuários façam e recebam chamadas de voz pela Internet. É muito parecido com suas chamadas telefônicas normais, só que, neste caso, o modo de transmissão de voz é a internet.
Foi-se o tempo em que as mensagens instantâneas eram restritas a apenas duas pessoas. Agora, com a conferência, três ou mais pessoas podem conversar entre si em tempo real.
Chamada de Vídeo
Esse recurso de mensagens instantâneas permite que os usuários conversem entre si em tempo real por meio de vídeo, de modo que possam ver e ouvir um ao outro.
Esta é uma atualização nas videochamadas. Aqui três ou mais pessoas participam de videochamadas em tempo real. Assim, reuniões, conferências, apresentações de negócios podem ser feitas presencialmente em tempo real, mesmo que os participantes estejam separados por longas distâncias.
Vantagens das mensagens instantâneas nos negócios
1. Comunicação em Tempo Real
Ao contrário dos e-mails em que você precisa esperar que as mensagens sejam baixadas do servidor, o uso de mensagens instantâneas permite que você se comunique com os usuários em tempo real. Esta é uma das principais vantagens da comunicação de mensagens instantâneas para as empresas. Se um contato aparecer online, você poderá enviar e receber mensagens em tempo real, mais rápido do que uma resposta por e-mail. Isso é particularmente útil em um ambiente de negócios onde clientes ou clientes obtêm respostas rápidas às perguntas. As mensagens instantâneas também podem ser usadas para comunicações internas mais rápidas.
2. Economia de custos
Com mensagens instantâneas, você pode se comunicar com qualquer pessoa em qualquer parte do mundo sem ter que pagar as tarifas de chamadas internacionais geralmente caras. Você pode ligar para seus fornecedores no exterior, fazer uma apresentação de fechamento de negócios por videoconferência, contratar funcionários em países estrangeiros e realizar negócios internacionalmente a custos muito reduzidos, em relação aos métodos tradicionais de fazer isso.
3. Conveniente
As mensagens instantâneas fornecem comunicação em tempo real que não é tão intrusiva quanto quando você está usando um telefone. Você pode se comunicar com seu parceiro diretamente em seu laptop enquanto faz várias outras coisas. Mas com um telefonema, vocês dois teriam que pausar o que estivessem fazendo para se comunicar efetivamente um com o outro.
4. Formação de Equipe
As mensagens instantâneas podem ser uma boa ferramenta para a formação de equipes em um local de trabalho, especialmente onde você tem membros da equipe em locais diferentes. Embora as palavras possam facilmente ser mal interpretadas ou mal compreendidas em conversas telefônicas, é menos provável que a conversa seja feita por meio de mensagens de texto. Isso também é útil se um ou mais membros da equipe falarem com um sotaque que não seja facilmente compreensível ou em um local de trabalho barulhento.
5. Arquivamento
Algumas plataformas de mensagens instantâneas oferecem funções de manutenção de registros. Assim, você pode pesquisar prontamente os registros de conversas anteriores.
6. Redução de Spam
Os e-mails ficam facilmente confusos com e-mails de spam, ao contrário de quando você usa mensagens instantâneas para negócios.
Como todo o resto, as mensagens instantâneas também têm suas desvantagens. Então, quais são alguns dos contras das mensagens instantâneas para os negócios?
Desvantagens das mensagens instantâneas no local de trabalho
1. Distração
Esta é a principal desvantagem da comunicação em tempo real. Como os usuários esperam respostas rápidas de você, isso pode facilmente distraí-lo de suas tarefas regulares de trabalho. Isso poderia, por sua vez, levar à redução da produtividade.
2. Segurança
As mensagens instantâneas representam uma ameaça à segurança do seu negócio, pois são aplicativos de terceiros. Às vezes, esses programas ficam vulneráveis a ataques maliciosos e os dados são roubados ou seu sistema é invadido. Além disso, o compartilhamento de arquivos abre sua rede de negócios para malware.
3. Vírus
Vírus e spyware podem prejudicar seus negócios e podem ser facilmente entregues em sua rede por meio desses aplicativos de terceiros.
4. Compatibilidade
Existem várias plataformas de mensagens instantâneas por aí, cada uma com sua própria rede peculiar. Infelizmente cada um se comunica, principalmente, dentro de sua própria rede. A comunicação com diferentes usuários exigiria a instalação de vários softwares de mensagens instantâneas ou o uso de programas que podem acessar várias redes simultaneamente, como Pidgin ou Trillian.
A palavra final
Os prós e contras das mensagens instantâneas para negócios são discutidos aqui, e podemos ver facilmente que as vantagens das mensagens instantâneas definitivamente superam suas desvantagens. Com o cenário em constante evolução de mensagens instantâneas, comércio, atendimento ao cliente e negócios em um futuro próximo pode muito bem ser um coquetel em programas de mensagens instantâneas, pois se torna cada vez mais a principal maneira de as empresas interagirem umas com as outras, comprarem coisas, fidelizarem ou fornecerem serviços. Se você estiver procurando por um programa de mensagens instantâneas para o seu negócio, considere o ezTalks.