Etapas do uso da videoconferência on-line para aprimorar o gerenciamento de crises

Quando se trata de conferência, nossa mente imagina uma imagem que mostra vários sistemas de vídeo instalados em uma sala de conferência física, onde os anfitriões e participantes se reúnem de acordo com o horário agendado, assim como reuniões mensais ou seminários da empresa. Obviamente, os retardatários perderiam esse tipo de conferência se estivessem presos em um trânsito pesado ou em uma tempestade de neve.

Os sistemas de conferência tradicionais anteriores não eram tão convenientes, pois podíamos organizar nosso tempo para adaptá-lo, mas de outra forma não é contrário. A tecnologia está se desenvolvendo e o surgimento da videoconferência online já mudou nossas rotinas de conferência e desempenha um papel importante na colaboração empresarial.

A videoconferência online é mais flexível e fácil de usar, então podemos usá-la para lidar com situações não planejadas e inesperadas. Compilamos uma lista de etapas que você pode seguir para construir soluções completas para lidar com tipos de casos de emergência por meio da videoconferência na web:

Etapa 1. Pense em quantos quartos você precisa

A sala de conferência online é muito mais fácil de criar do que reservar uma sala de conferência física. Você também deve pensar nisso com cuidado de acordo com suas necessidades, caso contrário, tudo ficaria uma bagunça. Reuniões diferentes em salas diferentes, então você deve dar um nome próprio à sua sala, e os participantes da reunião também podem encontrá-la facilmente, como “Equipe de ezTalks Onion”. Se a sua reunião é realizada de vez em quando, é melhor dar um nome fixo à sua sala. Se a sua sala for para uso temporário, você pode alterar o nome de acordo com os objetivos e tópicos da conferência.

Etapa 2. Dê a cada sala uma introdução detalhada

Se você criou várias salas para backup em caso de situações de gerenciamento de crises, você deve marcar uma introdução simples para cada sala, informando quando participar da reunião e quem tem acesso à sala.

Se você ainda se preocupa que alguém possa negligenciar as instruções, você pode enviar e-mails para eles e dizer a eles como participar da reunião se eles usarem o navegador, tablets ou dispositivos móveis.

Etapa 3. Decida quantos participantes você deseja convidar

Quando você terminar de criar uma sala de conferência online, todos terão acesso a essa sala em teoria. Mas você sabe que na escola cada classe tem seus lugares limitados para os alunos, da mesma forma, cada sala de conferência online tem seu próprio tamanho. Você pode usar a sala de conferência gratuita para 100 participantes ou comprar mais acesso para mais participantes.

Como o recurso é limitado, você deve pensar claramente em quantas pessoas deseja convidar e se deve ou não configurar uma nova sala.

Um benefício da videoconferência online moderna em comparação com as mais antigas é que você pode participar de uma reunião onde quer que esteja e em qualquer dispositivo que esteja usando. Você pode participar de uma reunião clicando no link de convite em seu navegador ou inserindo o código ao usar seu smartphone. Assim, você nunca mais terá medo de se atrasar para uma reunião.

Etapa 4. Teste seu equipamento e familiarize-se com o software de conferência

No caso de alguma crise acontecer durante uma reunião, é melhor você fazer uma reunião fictícia para testar seu sistema e certificar-se de que está tudo bem. Você precisa verificar se sua rede severa está estável e testar todas as funções da ferramenta de videoconferência que está usando. Para que você possa hospedar uma reunião com sucesso.