Dicas para uma reunião de equipe bem-sucedida

As reuniões de equipe são consideradas elementos essenciais de qualquer ambiente de trabalho. Reuniões de equipe eficazes são eventos interessantes e de alta energia, em que os membros da equipe trabalham em uníssono para resolver problemas ou tomar decisões. Infelizmente, a maioria das reuniões de equipe que as pessoas frequentam tendem a ser o oposto da eficácia, porque deixam as pessoas se sentindo emocional e mentalmente exaustas, além de um pouco frustradas. O que a maioria dos líderes de equipe não percebe é que as reuniões de equipe bem-sucedidas têm como ingredientes ativos o esforço deliberado e o bom planejamento. Quais são as dicas de reunião para os membros da equipe?

A seguir estão algumas dicas úteis de reunião para membros da equipe/dicas de reunião da equipe de vendas para empresas:

Objetivo

Propósito é a primeira coisa que uma equipe deve ter ao entrar em uma reunião. Propósito, neste caso, refere-se simplesmente à principal razão pela qual a reunião foi necessária. Cada reunião de equipe deve ter os objetivos da equipe em seu centro. Isso significa que o objetivo da equipe é o que deve caracterizar as discussões e os procedimentos da reunião.

Agenda

A finalidade da reunião anda de mãos dadas com uma agenda. Uma agenda pode ser descrita como a lista de itens que devem ser cobertos no tempo disponível. A agenda ajuda na alocação de tempo para cada item e isso é produtivo porque o tempo é um elemento muito essencial em qualquer reunião de equipe. As agendas devem ser enviadas aos membros da equipe antes da reunião para que eles saibam exatamente o que esperar da discussão. Isso significa que as reuniões de equipe devem começar no horário e só funcionar durante o tempo que lhes foi atribuído. Os itens que exigem mais tempo devem ser movidos para a próxima reunião da equipe. Alternativamente, uma reunião separada pode ser realizada, mas apenas com os indivíduos que estão diretamente envolvidos.

Usar tecnologia

Atualmente, há uma tendência crescente, especialmente para uma força de trabalho cada vez mais móvel. Isso tornou as reuniões presenciais regulares menos desejáveis ​​para a maioria das equipes. Isso criou a necessidade da utilização da tecnologia para realizar reuniões virtuais por meio de links de vídeo e telefone. Os indivíduos podem participar de reuniões de equipe de diferentes localizações geográficas usando seus tablets, smartphones, laptops ou desktops fazendo login em um site de reuniões central. Existem vários softwares de videoconferência eficazes e convenientes no mercado hoje, como o ezTalks Meetings, que podem ser usados ​​para essa finalidade. As reuniões virtuais, como são chamadas, permitem que até mesmo os participantes presentes no mesmo escritório façam login separadamente na tecnologia, portanto, ninguém pode obter tratamento preferencial.

Leve minutos

Esta é uma das dicas de reunião de equipe mais importantes que geralmente são negligenciadas. Um indivíduo deve ser designado para tomar cuidadosamente as atas de cada reunião da equipe e a pessoa deve variar de uma reunião para outra. As atas são importantes porque servem como registros das discussões realizadas e das decisões tomadas na reunião da equipe. Eles são usados ​​ao definir a agenda da próxima reunião da equipe e é por isso que eles precisam ser registrados com precisão. Uma cópia das atas gravadas deve sempre ser compartilhada com todos os participantes da reunião de equipe. Isso ocorre principalmente porque ele age como um bom lembrete de itens e questões que foram discutidos longamente, portanto, leva aqueles que receberam algumas tarefas no decorrer de uma reunião de equipe a realizá-las antes da próxima reunião.

Incentive a participação

Como o objetivo das reuniões de equipe geralmente é relevante para todos os participantes, é sempre melhor incentivar todos a participar das discussões em andamento. Isso pode ser alcançado misturando-se os papéis para que todos tenham algo a dizer e, portanto, estejam envolvidos de uma forma ou de outra na tomada de decisões. Além disso, os indivíduos ficam genuinamente entusiasmados com as reuniões de equipe quando sua participação é altamente incentivada. Eles também ficam entusiasmados quando podem testemunhar que algo será alcançado. O efeito final é que os participantes das reuniões de equipe começam a se apropriar das reuniões fazendo contribuições para as discussões e chegando na hora.

Atribuir funções administrativas

Quando o papel de cada membro da equipe está claro em sua mente, isso promove muito a coesão e a eficácia. Além disso, fornece a estrutura necessária que permitirá que as reuniões da equipe comecem e terminem no horário. Procure voluntários ou pré-atribua voluntários de forma rotativa para funções importantes. Esses papéis incluem facilitador, registrador e cronometrista.

Conclusão

As habilidades de gerenciamento eficaz de reuniões de equipe são importantes para alcançar um trabalho em equipe produtivo. Além disso, eles são simples de adotar e fáceis de aprender. Reuniões de equipe bem facilitadas tendem a promover a criatividade, a comunicação aberta e a construção de consenso entre seus membros. As dicas para uma reunião de equipe bem-sucedida mencionadas acima não devem ser interpretadas apenas como dicas de reunião de equipe de vendas, pois são gerais. Eles podem atuar como um guia prático e eficaz para ajudar as equipes a serem mais produtivas.