Prós e Contras da Reunião Virtual ou Web Conference

A comunicação sempre foi essencial, quando se tratava de um ambiente de negócios. Por esse motivo, os gerentes muitas vezes precisavam fazer viagens que consumiam tempo e dinheiro para conhecer seus funcionários. Hoje em dia, a tecnologia nos deu uma grande vantagem e não precisamos mais estar fisicamente presentes em uma reunião, ser informados ou interagir com os outros.

Uma ferramenta de videoconferência é o método ideal para uma colaboração em equipe adequada, permitindo que eles se conectem a partir de qualquer tipo de dispositivo. Considerando a importância que se dá a tal software, muitos gestores e jovens empreendedores, desejavam saber mais sobre a eficácia de tal software. Com o alto interesse que flutua sobre a reunião virtual na web, os prós e contras da reunião virtual ou conferência na web são um tópico importante e todos querem entender se esta solução é adequada às suas necessidades.

A seguir, debateremos este assunto e apresentaremos as principais vantagens e desvantagens de uma reunião virtual ou ferramenta de webconferência.

Prós do Encontro Virtual

1) Consumo de tempo/dinheiroA comunicação adequada entre um gerente e sua equipe é crucial. No passado, um gerente tinha que fazer longas viagens que consumiam tempo e dinheiro, apenas para atender seus funcionários de outra filial. No entanto, não existe mais o caso de uma ferramenta de webconferência. Com essa ferramenta especializada, o gestor pode iniciar uma reunião virtual com a equipe em apenas alguns segundos, podendo ver, falar e compartilhar apresentações com eles. Como o tempo é um ativo importante, existem alguns softwares avançados de conferência na web, como o ezTalks Cloud Meeting, que também se concentra na conectividade móvel. Desta forma, cada membro da equipe pode participar da conferência de qualquer lugar, sem a necessidade de se deslocar para o local da reunião. 2) Envolvimento de toda a equipe Uma reunião de equipe só é efetiva se todos os membros da equipe comparecerem. No entanto, por algumas razões, sempre há pessoas que não conseguem. Mesmo que eles estejam doentes ou estejam trabalhando em campo, sempre haverá obstáculos que o impedirão de reunir toda a sua equipe. Com uma ferramenta avançada de videoconferência, isso não será mais o caso. A conectividade rápida permite que qualquer funcionário participe da conferência, independentemente de sua localização física. Dessa forma, eles serão totalmente informados e entenderão melhor suas tarefas. Além disso, será muito mais fácil para o gerente compartilhar algumas apresentações, estabelecer metas ou envolver os membros da equipe em algumas atividades em grupo.3) Permite uma melhor compreensão dos detalhes Uma conferência presencial geralmente inclui muitos detalhes, instruções ou outros formas de informação. Durante a reunião, os funcionários podem sempre interpretar mal uma informação ou simplesmente esquecê-la. Isso acontece o tempo todo e muitas vezes leva a alguns erros deles. Além de uma ferramenta de videoconferência regular, uma avançada fornecerá um recurso de gravação da conferência, permitindo que os membros da equipe revisem a reunião e vejam as coisas que perderam. Além disso, um serviço de videoconferência como o ezTalks fornecerá uma plataforma baseada em nuvem, que facilita o compartilhamento de apresentações, gráficos e bancos de dados conjuntos ou atribuições de metas. Assim, todos terão uma visão clara de suas tarefas, entenderão as expectativas da empresa em relação a elas e conseguirão ser mais produtivos. 4) Aumenta a Confiança de Alguns Integrantes Já se sabe que alguns integrantes da equipe, principalmente os técnicos, não tão bom em fazer uma apresentação ao vivo. Mesmo sendo verdadeiros profissionais, eles têm muita dificuldade em se expressar, quando estão sendo observados por um grupo de pessoas. Com uma ferramenta de videoconferência, todos os atendentes podem participar do seu conforto, podendo sustentar suas apresentações com documentos e gráficos ao vivo. Isso garantirá uma reunião mais efetiva, onde todos participem de forma ativa.

Contras da reunião virtual

1) Dependente da conexão com a Internet

Qualquer pessoa que queira participar de uma reunião virtual deve ter um dispositivo (móvel ou estático) e uma conexão com a internet. Há algumas vezes, quando um determinado membro está localizado em uma área de sinal ruim e tem uma conexão de internet ruim. Neste caso, a equipe pode ouvi-lo/vê-lo com interferência, e da mesma forma. Isso só pode ser evitado optando por um software que funcione mesmo em conexões de baixa qualidade. Um software como o ezTalks permite que qualquer participante modifique a qualidade do stream, permitindo que ele interaja totalmente com os demais. Não será tão bom quanto uma conexão full HD, mas pelo menos a equipe pode ouvi-lo e vê-lo.

2) Interação Pessoal

Alguns gerentes consideram que a verdadeira chave de uma reunião bem-sucedida é a interação física entre todos os participantes. Consideram que a presença física dos colaboradores, os tornará mais engajados e ativos na reunião. Embora os estudos discordem, há alguns gestores que se recusam a usar uma ferramenta de videoconferência, apenas por esse motivo.

Conclusão

Uma ferramenta de videoconferência/reunião virtual tem seus prós e contras particulares, como qualquer outra invenção inovadora. No entanto, depois de colocar todas as coisas em equilíbrio, podemos concordar que as vantagens dessas ferramentas superam os inconvenientes. Uma ferramenta de videoconferência é essencial para qualquer empresa de pequeno, médio ou grande porte, e seus benefícios se refletirão nos resultados da empresa.