Vantagens e desvantagens das reuniões online

O crescente uso da internet e as melhorias na área de Tecnologia da Informação aumentaram gradativamente o uso de reuniões online nos últimos anos. Tornou a comunicação mais fácil, eficaz e eficiente usando alguns softwares de conferência na web, como ezTalks Cloud Meeting ou Skype, etc. sem sair de sua zona de conforto para discutir estratégias e questões de negócios cara a cara. Mas onde existem algumas vantagens das reuniões online, também existem algumas desvantagens. Aqui neste artigo estamos discutindo prós e contras das reuniões online.

Ao discutir as vantagens e desvantagens das reuniões online, é bom ter informações breves sobre o que é uma reunião online. Na verdade, as reuniões online também são chamadas de reuniões virtuais , conferências online ou webconferências. As reuniões online são organizadas entre dois ou mais participantes localizados em locais diferentes. Para se comunicar cara a cara em reuniões online, os computadores são usados ​​juntamente com uma conexão à Internet e software de conferência na web, como Skype ou ezTalks Cloud Meeting, compartilhando a tela ou usando uma webcam.

Durante os últimos anos, webconferências ou reuniões online tornaram-se mais sofisticadas e confusas devido à disponibilidade de uma ampla gama de opções. Hoje, webconferência ou reuniões on-line podem ser feitas por meio de várias fontes, como webcasts, webinars, teleconferência, VoIP e videoconferência para tornar as reuniões de negócios econômicas e eficientes. Nessas reuniões online há um anfitrião que organiza as reuniões outros são os convidados ou participantes que são convidados pelo anfitrião a participar da reunião. Os participantes da reunião, incluindo o organizador, também podem ser apresentadores, mas um apresentador não pode necessariamente ser o organizador. Qualquer participante que apresente alguns fatos e números para discutir nas reuniões online pode ser denominado como apresentador.

Depois de se familiarizar com o termo reuniões online e seus termos relacionados, é hora de discutir as vantagens e desvantagens das reuniões online.

Vantagens das reuniões online

Com base nas possibilidades operacionais, há uma vasta gama de vantagens das reuniões online como:

Melhor capacidade de comunicação:

Ao usar um software de conferência na web como ezTalks Cloud Meeting ou Skype etc., as reuniões online oferecem uma plataforma forte e eficaz para participação e comunicação entre dois ou mais indivíduos ou grupos localizados remotamente. As reuniões online tornaram possível expor toda a apresentação criada pelos profissionais para o público em todo o mundo. Desta forma, as reuniões online tornaram-se uma ferramenta de comunicação extremamente útil e eficaz para as empresas, se usadas de forma eficiente.

Fácil acesso para as partes interessadas:

Pode ser muito complicado reunir todas as partes interessadas em um só lugar para uma reunião de negócios, pois isso não apenas aumentará o custo da reunião, mas também criará uma situação caótica. As reuniões on-line tornaram mais fácil e econômico reunir todas as partes interessadas em um só lugar sem forçá-las a sair do escritório ou de casa. Todos podem participar dessas reuniões pessoalmente com apenas alguns cliques do mouse.

Meio eficiente de interação entre todos os participantes:

Todos os participantes de uma reunião online podem interagir uns com os outros, o que pode não ser possível se uma reunião física for agendada. De fato, os participantes de uma reunião com mais de 20 a 25 pessoas normalmente não têm tempo suficiente para interagir com todos os participantes, mas em reuniões online isso pode ser possível. As reuniões online são executadas em ferramentas de webconferência como ezTalks Cloud Meeting, etc., que permitem que você interaja com outros participantes mesmo em um curto período de tempo.

Fácil acesso para os participantes de sua escolha:

Às vezes, os organizadores de reuniões de negócios querem convidar algum especialista para discutir seus problemas. Essas coisas podem ou não ser possíveis em reuniões físicas, mas em reuniões online o anfitrião pode facilmente convidar qualquer pessoa para acessar a reunião sem viajar fisicamente para seu local.

Desvantagens das reuniões online

Problema de formato:

Algumas pessoas gostam de um formato, enquanto outras podem gostar de outro formato para reuniões online, pois existem muitos formatos usados ​​para esse fim. Alguns dos formatos são fofos, enquanto alguns podem ser irritantes, dependendo da perspectiva do indivíduo. Embora essas coisas não façam muita diferença, mas pode ser uma situação estranha para os outros. Algumas pessoas terão que se ajustar para evitar a situação desagradável, mas pode levar algum tempo para preparar algumas pessoas para o ajuste para um formato específico.

Vale a pena participar:

O nível de desempenho de alguns dos participantes das reuniões online pode não ser tão bom quanto o esperado. Esses participantes serão descartados por outros devido ao seu baixo desempenho. Mas, às vezes, mesmo os de bom desempenho têm um desempenho baixo devido às limitações da tecnologia usada para reuniões online. Desta forma pode haver problema no nível de desempenho dos participantes.

Valores de contato pessoal:

Muitas vezes as apresentações dos participantes remotos não são apreciadas pelos gestores das reuniões online. Às vezes, pode não ser devido à sua apresentação fraca, mas também devido às diferenças em seus contatos pessoais.

Falta de conhecimento:

Às vezes, alguns participantes demoram a se familiarizar com as novas técnicas de reuniões online. Essas coisas podem incomodar as pessoas que aprendem essas coisas mais rapidamente do que outras. Uma reunião on-line não pode ser bem-sucedida se um participante sênior se apresentar como um tolo na reunião devido à falta de conhecimento a esse respeito.

Valor do dinheiro gasto:

Muitas empresas chamam as reuniões online como um verdadeiro obstáculo no andamento de seus negócios. A maioria deles chama as reuniões online como um show atualizado de desenhos animados, em vez de uma ferramenta importante para seus negócios. Se essa opinião negativa for forte, a reunião on-line não pode ser eficaz, mesmo que forneça um escopo considerável de troca de informações.

Conclusão

Assim, depois de passar pelos prós e contras das reuniões online, pode-se concluir que essa nova técnica de comunicação pode ser proveitosa se você estiver usando um bom software de conferência na web como o ezTalks Cloud Meeting ou algo assim. Além disso, os usuários devem ser bem versados ​​nas técnicas de reuniões online para que tudo possa ser apresentado de forma digna.