Como tornar as reuniões virtuais mais interativas

Em um mundo cada vez mais globalizado e competitivo, as empresas estão mudando rapidamente para ferramentas de comunicação na Internet para economizar custos e aumentar a eficiência. Mais de 80% das empresas em todo o mundo agora realizam reuniões virtuais por meio da tecnologia de videoconferência. Para aqueles que estão no escuro, uma reunião virtual permite que você e sua equipe se atualizem on-line - independentemente de seus respectivos locais. Veja o ponto?

Se você é proprietário de uma empresa que mudou recentemente e está constantemente curioso sobre como tornar as reuniões virtuais mais interativas, aqui estão algumas práticas recomendadas do setor para aproveitar ao máximo suas reuniões:

1. Defina metas claras

É verdade que reuniões improvisadas podem trazer ideias criativas, mas qual é a sua jogada quando as coisas começam a dar errado? É quando você define seus objetivos para o próximo encontro. Quando você tiver uma agenda definida, sua equipe terá tempo suficiente para pensar nos pontos-chave. Além disso, introduzir regras básicas seria uma boa maneira de manter a ordem durante a reunião. Qualquer regra que você considere que ajudaria a trazer eficiência, deve ser testada. Líderes de equipe experientes às vezes começam com o resultado final para indicar sutilmente à equipe que eles estão falando sério - no entanto, há um problema. Se você espremer muitos objetivos, sua reunião pode acabar sendo uma maratona muito chata, trazendo você de volta à estaca zero. Grandes reuniões são precisas e curtas. Planeje com antecedência, decida alguns objetivos e envie essa agenda imediatamente!

2. Certifique-se de que você está configurado corretamente

O maior desânimo em reuniões virtuais são esses problemas técnicos irritantes. Uma interrupção na comunicação pode literalmente interromper uma reunião, matando seu fluxo e tempo. Imagine que você está tendo uma ótima discussão sobre a implantação de sua nova estratégia de marketing e, de repente, pronto! O áudio do seu vice-presidente de marketing é interrompido. Sua equipe se distrai, você fica sem ideias e o Natal acaba. A única maneira de sair dessa bagunça é ter o equipamento testado por seus técnicos internos antes de cada reunião. Ou você pode escolher seu software de conferência com sabedoria. Uma maneira de eliminar problemas de hardware é assinar um serviço baseado em nuvem, como o ezTalks Cloud Meeting. Tudo o que teria que fazer é se inscrever em seu serviço e um simples navegador da web seria suficiente para realizar grandes reuniões.

3. Mantenha uma atmosfera cordial, mas composta

A única maneira de incentivar sua equipe a ser mais aberta é afrouxando um pouco as coisas. Vamos jogar a atmosfera corporativa pela janela e tentar iniciar uma sessão casual de brainstorming, onde todos são livres para fazer perguntas e comentários, se o fluxo de ideias for tudo o que você está procurando. Uma maneira de quebrar o gelo é começar com uma enquete ou uma pergunta aberta. Ou você pode criar apresentações ou vídeos que obriguem seus participantes a participar, quando simplesmente conversar não é suficiente. Se você estiver com um prazo, projete o fluxo de sua reunião com um pouco mais de nitidez. Volte para os métodos da velha escola de mover os participantes aleatoriamente ou tente fazer perguntas específicas - “David, qual é a sua opinião sobre isso?”

4. Sempre utilize os recursos de vídeo

Pense nisso, o que é mais emocionante? Os bate-papos baseados em texto e áudio rapidamente se tornam monótonos e não são mais atraentes. A pesquisa mostra que os participantes são mais ativos e conscientes sobre sua produção enquanto estão em vídeo, enquanto em texto a maioria dos funcionários não consegue se concentrar na maior parte. Portanto, ter uma transmissão em HD faz maravilhas para o clima geral e o tom da reunião. Além disso, não há espaço para seus participantes se distrairem facilmente ou realizarem várias tarefas, afinal, você pode policiar uns aos outros.

5. Domine seus controles administrativos

A maioria dos softwares de conferência hoje vem pré-carregada com controles administrativos. Se você for o chefe, poderá controlar os privilégios dos participantes, como o botão mudo. Muitas vezes mal utilizado, o botão mudo tem sido mais prejudicial do que útil. Um ótimo software permitirá que você alterne os modos e controle os aspectos da comunicação, como decidir quem fala e quem sai. Ter controle permitirá que você intervenha assim que sentir que as coisas estão saindo dos trilhos. Você também pode gravar suas reuniões para análise futura. Portanto, certifique-se de que seu software permita que você exerça controle suficiente sobre a reunião. Quando você tiver ferramentas suficientes para monitorar uma reunião com eficiência, distrações e desculpas estarão à distância.

Conclusão

As reuniões virtuais são uma dádiva de Deus para todos os tipos de empresários - pequenos ou grandes. Afinal, quem não gostaria de alavancar o talento em escala global? Um pequeno esforço para apimentar as coisas em suas reuniões ajudará bastante a aumentar o moral da sua equipe e melhorar a produção geral e a produtividade da organização. Os benefícios são uma dúzia, cada um na sua. Grandes corporações economizam muita papelada, enquanto empresas com orçamento apertado não precisam desperdiçar recursos viajando e procurando talentos. Com um bom planejamento para uma sessão interativa, uma boa plataforma de conferência, você pode administrar sua empresa virtualmente do seu quarto aconchegante ou do café local.