Lista de verificação de práticas recomendadas de reunião virtual
A chave para todo negócio de sucesso é a comunicação. No passado, este era um tema muito sensível, e as pessoas tinham que fazer sacrifícios reais, a fim de interagir com sua equipe. Hoje em dia, o progresso tecnológico facilitou muito as coisas. Com apenas um dispositivo, um programa especializado e uma boa conexão com a internet, podemos ter uma reunião em tempo real com nossa equipe, independentemente de sua localização real.
Uma reunião virtual é uma forma de comunicação muito eficaz, pois todos os participantes estão acessando remotamente, sem estarem realmente presentes no mesmo local. Muitos empreendedores viram as vantagens das reuniões virtuais e passaram a usá-las como método de comunicação padrão. Ainda assim, uma reunião virtual, como qualquer outra forma de reunião, depende de uma série de fatores. Se aplicados, esses fatores garantirão o sucesso da reunião e cada participante compreenderá plenamente o seu propósito.
Abaixo, apresentaremos as melhores práticas de reuniões virtuais e faremos você entender como melhorar essas práticas.
1) Planeje sua agenda
O principal objetivo de uma reunião virtual é economizar tempo. Com ele, você não precisará reunir toda a equipe em um local específico e poderá se conectar a eles em questão de segundos. Ainda assim, se você deseja ser ainda mais eficiente em termos de tempo e conduzir uma reunião bem-sucedida, é aconselhável preparar os principais tópicos da reunião antes de começar. Uma abordagem muito boa é dividir a reunião geral em várias reuniões menores e dar a cada uma um propósito. Selecione um determinado tópico e uma meta para qualquer uma dessas reuniões e certifique-se de cumpri-los. Se você estiver com um cronograma apertado, certifique-se de definir uma margem de erro, porque alguns tópicos podem precisar de mais tempo do que o planejado.
2) Use todas as ferramentas disponíveis
Uma das práticas recomendadas para reuniões de equipe virtual é que você tem muitas ferramentas disponíveis. Com um software bem desenvolvido como o ezTalks Cloud Meeting, você tem acesso a uma ampla lista de recursos, que irão melhorar a qualidade da sua reunião. Leve o seu tempo e aprenda a dominá-los todos, porque eles tornarão seu trabalho muito mais fácil. Por exemplo, o ezTalks Cloud Meeting possui um recurso de compartilhamento de tela gratuito muito profissional, que permite exibir gráficos ao vivo, tabelas ou qualquer outra forma de material visual. Isso pode influenciar o resultado da reunião e pode tornar os participantes mais engajados e mais conscientes sobre os temas debatidos.
3) Mantenha os participantes engajados
Apesar de uma reunião física, uma reunião virtual pode fazer com que os participantes se sintam muito à vontade e percam a concentração. No entanto, esse assunto pode ser facilmente resolvido e você pode ter a melhor reunião virtual. Para começar, você deve pedir a todos os participantes que removam qualquer forma de distração e se concentrem inteiramente na reunião. Muitos membros da equipe tendem a realizar várias tarefas, considerando que também podem prestar atenção à reunião. Isso é totalmente improdutivo e você deve pedir que parem de fazer isso. Dividir a reunião em várias partes também é útil, mas não o suficiente. Para melhores resultados, é aconselhável combinar sua apresentação com uma parte de perguntas e respostas e, por que não, com algumas atividades interativas.
4) Preparar os Participantes
Se você deseja dominar as práticas recomendadas de reunião de equipe virtual, precisa entender uma coisa. Como facilitador dessa reunião virtual, é sua responsabilidade preparar seus participantes e informá-los sobre o desenvolvimento de sua futura reunião. Você pode gastar cinco minutos antes da reunião para fazer isso. Apenas explique a eles as regras básicas, o que você deseja alcançar durante essa reunião e forneça algumas instruções adicionais. Normalmente, você deve pedir a todos os atendentes que desativem o som de seus microfones, liguem suas câmeras e verifiquem sua conexão com a internet. Além disso, você deve definir um prazo para a reunião e cumpri-lo. Se você está preocupado com esses aspectos, você deve saber que um programa de videoconferência bem desenvolvido como o ezTalks Cloud Meeting se beneficia de um recurso "Gravar esta reunião" e até mesmo uma opção "Tempo". Dessa forma, os participantes podem revisar a reunião caso tenham algum mal-entendido e você não terá que se preocupar que a reunião demore muito.
5) Inspirar
Essa é a regra de ouro, quando estamos falando das melhores práticas de reuniões virtuais. Como facilitador da reunião, é sua responsabilidade inspirar os participantes e fazê-los sentir sua dedicação, mesmo estando a quilômetros de distância deles. Mostre a eles que você acredita neles e que valoriza todas as suas ideias. Dessa forma, eles serão mais proativos, mais engajados e interagirão mais. Se alguns dos membros atingiram seus objetivos, certifique-se de mencioná-los e elogiá-los na frente da equipe. Isso aumentará sua confiança e os tornará ainda mais dedicados. Faça isso e os participantes ficarão ansiosos para a próxima reunião.
Conclusão
As reuniões virtuais podem ser ainda mais eficazes do que uma reunião física se você seguir essas práticas. Se você nunca fez isso antes, pode usar o melhor software de reunião virtual gratuito e experimentá-lo. Você ficará surpreso ao ver que sua equipe adora esse método de interação. No final do dia, o resultado dessas reuniões se refletirá nos resultados da sua empresa.