Reuniões de negócios virtuais: tudo o que você precisa saber

Uma reunião virtual é uma reunião realizada digitalmente. Não há infraestrutura física e os participantes da reunião não estão fisicamente presentes uns com os outros. Isso implica o uso avançado da tecnologia para reunir muitas pessoas em uma reunião de diferentes locais do mundo e conectá-las por meio de um meio comum.

Isso é possível por videoconferência ou teleconferência; onde é feito um espaço virtual para reuniões de negócios realizadas em tempo real. Isso significa que todos os participantes estão ao vivo na reunião. As reuniões virtuais são geralmente realizadas por empresas de alto perfil para a realização de reuniões de negócios com seus parceiros de negócios localizados longe, tornando-se mais popular sob o nome de reuniões de negócios virtuais.

Parte 1: O que é uma reunião virtual?

As reuniões virtuais não são apenas mais bem-sucedidas do que uma reunião tradicional, mas também têm muitos outros benefícios. Para uma reunião tradicional em espaço físico, as pessoas precisam viajar e vir à sala de conferências ou ao espaço do escritório. Agora, isso pode ser realmente agitado se os participantes pretendidos da reunião estiverem localizados muito longe uns dos outros, entre regiões e também entre nações.

Recursos:

Com a ajuda das reuniões virtuais de negócios, há grandes possibilidades de construir confiança, envolvimento e espírito de equipe entre as partes envolvidas. Isso se deve aos esforços que o organizador faz para organizar tal reunião e à pronta participação da outra parte nela.

Em uma reunião virtual, não há absolutamente nenhum custo de viagem. Além disso, as pessoas economizam muito do seu precioso tempo em viagens.

Uma coisa muito importante a estar presente para a realização de reuniões de negócios virtuais é a boa disponibilidade de rede e Internet. Sem a internet, tal reunião não pode ser realizada; e também é muito importante que todos os participantes tenham uma boa conexão com a internet e aplicativos adequados para vídeo ou teleconferência.

Dados ou informações podem ser facilmente compartilhados entre si durante uma reunião desse tipo. Todas essas informações são compartilhadas em tempo real, onde você também tem a opção de compartilhar os dados com uma pessoa, duas pessoas e muitas pessoas ao mesmo tempo ou com todos. Por isso, é muito fácil compartilhar documentos e arquivos online que podem ser vistos imediatamente e também podem ser armazenados para futuras referências.

As reuniões de negócios virtuais usam ferramentas e software de videoconferência. Pode ser o ezTalks Cloud Meeting desenvolvido com ezTalks, Microsoft Skype, Connect da Adobe ou mesmo Google Hangouts.

Parte 2: O que é uma sala de reunião virtual?

Uma sala de reunião virtual é um espaço projetado digitalmente que permite que um organizador de reuniões de negócios realize uma reunião de negócios online. Ele pode convidar participantes, adicionar participantes e também usar ferramentas de videoconferência ou audioconferência. É possível através de um software ou navegador web hospedado em um servidor.

Quando todos os participantes entram na reunião por meio de login, todos entram no mesmo espaço digital, o que garante que todos estejam conectados em uma reunião virtual. Pode ser uma reunião telefônica, mas geralmente essas reuniões de negócios virtuais são conduzidas por colaborações visuais.

Existem várias ferramentas disponíveis para todos em uma sala de reunião virtual para mensagens rápidas, gravação, compartilhamento de aplicativo, compartilhamento de tela e também compartilhamento de arquivos. Qualquer coisa pode ser rapidamente compartilhada e discutida nas reuniões em andamento.

As salas de reunião virtuais têm mais custo-benefício do que uma sala de reunião física. Isso porque não há absolutamente nenhum gasto com a disposição das cadeiras, mesas, condicionadores de ar, projetores, telas e toda a infraestrutura. Todo mundo está conectado apenas por meio de uma conexão web e toda a infraestrutura fornecida é apenas o espaço digital.

Salas de reunião virtuais podem ser criadas por serviços de colaboração e conferência como ezTalks Cloud Meeting, Skype da Microsoft, Cisco WebEx e também reuniões Citrix. E um dos mais inovadores é o ezTalks Cloud Meeting. Ele oferece instalações de conferência digital simples, profissionais e com recursos para facilitar as reuniões de negócios por meio de colaborações audiovisuais.

Parte 3: Dicas para conduzir uma reunião de negócios virtual bem-sucedida

É muito importante que os devidos cuidados sejam tomados em uma reunião virtual e pré-trabalhos essenciais sejam feitos. Para tornar uma reunião virtual bem-sucedida, há muitas coisas a serem seguidas.

Planejamento - O planejamento é uma parte essencial de qualquer reunião virtual. Planejamento sobre os objetivos, a ata da reunião anterior a ser discutida é muito essencial. Além disso, o limite de tempo para a reunião, o número de participantes e o objetivo principal devem ser mantidos no topo para um bom funcionamento.

Pré-trabalho adequado - O pré-trabalho adequado deve ser feito por todos os participantes para não perder tempo na compreensão do que está acontecendo e na participação ativa. Todos precisam saber todos os detalhes sobre a reunião para que ela seja bem-sucedida.

Sem multitarefa e conduta profissional - Todas as pessoas devem prestar a mesma atenção às reuniões virtuais que prestam nas reuniões tradicionais. Uma maneira eficaz é usar um software de videoconferência para que todas as pessoas sejam vistas e a conduta adequada seja seguida.

Líder de equipe - Um líder de equipe deve ser nomeado para garantir que todos os jovens importantes sejam discutidos e cada pessoa tenha a chance de apresentar seu ponto de vista.

Assim, pode-se concluir que as reuniões de negócios virtuais são cada vez mais eficazes e populares nos dias de hoje com grande avanço da tecnologia e uma sala de reuniões virtual ao vivo pode ser facilmente criada para a realização da reunião com a ajuda de software e ferramentas digitais.