As 6 principais dicas para reuniões virtuais eficazes

Hoje em dia, muitas empresas, negócios e instituições têm colaboradores ou clientes dispersos por todo o mundo. Como gerente, você gostaria de realizar uma reunião virtual com mais frequência. No passado recente, você tinha que viajar para onde seus súditos estão para ter uma reunião com eles. No entanto, hoje em dia, o mundo está conectado, e com comunicação virtual/remoto ou online, é possível realizar reuniões com muitas pessoas de locais diferentes a qualquer momento que não necessariamente compartilham um escritório.

Você já participou de uma conferência que parecia uma perda inútil de tempo pessoal? Agora você pode descobrir que a mesma reunião está acontecendo remotamente por meio de videoconferência ou audioconferência. Na verdade, seria até incrivelmente difícil manter a ordem e se envolver com as informações. É inegável que as reuniões virtuais às vezes têm alguns desafios que vão desde soluços tecnológicos, timing ruim, ferramentas de comunicação ineficazes e assim por diante. Apesar disso, quando você está conduzindo essas reuniões, é fundamental garantir que elas sejam envolventes e eficazes. No entanto, você pode alcançar esse objetivo? Veja abaixo seis dicas para reuniões virtuais eficazes:

Seis dicas para reuniões virtuais eficazes

1. Obtenha o melhor serviço de reunião virtual para suas necessidades

Se você planeja realizar reuniões virtuais, é imperativo que escolha as melhores ferramentas de reunião virtual que atendam perfeitamente às suas necessidades. A boa notícia é que há muitos dos serviços de conferência online mais populares e incríveis. Algumas das ótimas opções incluem ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts, entre outros. Diferentes opções geralmente se destacam bem em determinados recursos que talvez atendam às suas necessidades. Certifique-se de que todos os participantes da reunião tenham os aplicativos disponíveis e testados para funcionar em seus computadores ou dispositivos móveis.

2. Distribua materiais e agenda com antecedência

A menos que seja uma reunião casual, as reuniões formais geralmente têm agendas detalhadas que descrevem o que será discutido e, claro, a quantidade de tempo que cada tópico será tratado. Se você estiver planejando uma reunião virtual, certifique-se de ter emitido os assuntos de discussão com antecedência e evite disputas de última hora. Normalmente, para uma comunicação virtual eficaz , os participantes remotos precisam ter tempo suficiente para acessar e se familiarizar com os materiais. Além disso, qualquer documento (incluindo a agenda) deve ser rotulado e numerado de forma clara para facilitar a consulta à medida que a reunião virtual avança.

3. Forneça instruções detalhadas sobre como participar da reunião

Não se deve presumir que todo mundo é um gênio da internet. Na maioria das vezes, você estará conhecendo algumas pessoas que nunca usaram uma plataforma de reuniões online e, para isso, terá uma comunicação ineficaz. Portanto, ao planejar essas reuniões, é importante enviar seu convite e garantir que você tenha incluído instruções detalhadas sobre como participar. Além disso, inclua procedimentos sobre o que esperar e até mesmo como entrar em contato com você caso o participante experimente alguns desafios.

4. Respeite os fusos horários

As reuniões virtuais podem ter participantes de todo o mundo em um determinado momento. Como todos sabemos, embora seja preferível que os participantes em Londres tenham uma reunião por volta das 2 horas da tarde, pode não ser viável pedir a alguém no Extremo Oriente à mesma hora da manhã para assistir à encontro. Obviamente, a diferença de horário é um desafio significativo ao organizar uma reunião virtual, mas você pode gerenciá-la usando o complemento do Google Agenda, geralmente chamado de Relógio Mundial. Ele mostra o horário apropriado da reunião no fuso horário de cada participante.

5. Tenha um plano de backup

Independentemente de quão bem você planejou sua sala de reunião virtual, não é humanamente possível controlar tudo e, ocasionalmente, as coisas não funcionam. Por exemplo, você pode ter uma falha na conexão com a Internet, seu dispositivo móvel/computador travar inesperadamente ou, às vezes, seu(s) participante(s) não consegue(m) se conectar simplesmente porque não colocaram o aplicativo de reunião em funcionamento. Tudo isso e muito mais pode tornar suas reuniões virtuais ineficazes. Com isso em mente, é importante ter um plano B. O plano alternativo pode incluir um backup da Internet se você estiver realizando a reunião virtual de um local que apresente problemas e falhas nos serviços. Caso o aplicativo de reunião virtual preferido possa ser seu problema, considere configurar um link de reunião alternativo. Além disso, tenha uma linha telefônica de áudio de backup prontamente disponível para complementar seu áudio, caso o link de áudio esteja ilegível.

6. Envolva os participantes

Percebeu-se que envolver os participantes de forma consistente surge como um dos principais desafios na execução de reuniões remotas eficazes. Felizmente, existem inúmeras sugestões e dicas para resolver essa preocupação. Inclui atribuir a cada participante um papel a desempenhar na reunião. Incentivar discussões saudáveis ​​com mais frequência, fazendo perguntas e pedindo comentários, são algumas das interações envolventes que tornam uma reunião animada.

Conclusão

Do ponto de vista comercial, as reuniões virtuais, tanto pessoais quanto profissionais, estão se tornando cada vez mais a norma do dia. Como a maioria das pessoas adota as reuniões remotas como um método econômico para atingir uma infinidade de objetivos, incluindo treinamento, webinars e conferências, é imperativo garantir que a comunicação online eficaz não seja trocada por economias nos resultados. Embora a reunião virtual não substitua totalmente a necessidade de se encontrar pessoalmente, ela aumentou a produtividade nos negócios graças à sua conveniência e facilidade de adoção. Com a lista de dicas para reuniões virtuais eficazes explicadas acima, os desafios frequentemente enfrentados ao realizar essas reuniões diminuirão e o processo se tornará contínuo.