As 7 principais etiquetas de reuniões virtuais para uma reunião bem-sucedida

Em todo o mundo, as reuniões estão ocorrendo pela Internet, por linhas telefônicas, por videoconferência e outros veículos de tecnologia. A virtude desse tipo de reunião é que os colegas podem se reunir e discutir projetos sem precisar estar em um local geográfico.

A reunião virtual pode economizar muito tempo, pois permite que as empresas realizem reuniões sem a necessidade de agendar viagens de negócios. Embora as reuniões virtuais ofereçam muitos benefícios, elas têm desafios significativos do que apenas escolher entre uma variedade de opções para videoconferência, teleconferência ou reuniões na web. Apresentamos abaixo 7 etiquetas eficazes para reuniões virtuais para realizar uma reunião bem-sucedida.

Defina sua agenda

Perceba que as reuniões virtuais são destinadas a economizar tempo e melhorar a produtividade. Como tal, eles não devem ser executados por muito tempo. Como líder de reunião virtual, agende o horário de início e término e torne a reunião o mais concisa possível. Se você pretende agendar uma reunião para uma hora, é provável que leve mais de uma hora, pois algum participante levará a conversa para o mato. Então, agende a reunião para a metade do tempo que você pretendia anteriormente. Prepare a agenda e informe os participantes sobre o objetivo da reunião. Os participantes precisam respeitar o propósito da reunião.

Escolha o serviço certo

A próxima etiqueta de reunião virtual que gostaríamos de mencionar é garantir que a tecnologia que você pretende usar esteja em boas condições de funcionamento com antecedência. Por quê? Isso lhe dará tempo suficiente para fazer os ajustes necessários. Escolher um serviço confiável é a chave para uma reunião virtual bem-sucedida. Existem muitos provedores de serviços de videoconferência, mas recomendamos o ezTalk Cloud Meeting devido principalmente às suas imagens de alta definição e áudios claros.

Alguns dos recursos notáveis ​​incluem compartilhamento colaborativo de quadro branco, compartilhamento de tela, bate-papo em grupo e bate-papo privado e permite a gravação para reprodução posterior. Isso não é tudo! O serviço permite realizar reuniões virtuais com até 500 participantes.

Mantenha os participantes engajados

Há uma tendência nas reuniões virtuais de serem lançadas imediatamente, o que pode afetar negativamente a construção de relacionamentos. Como facilitador, você precisa fazer com que os participantes se sintam conectados, para que você tenha uma reunião produtiva. Como? Peça a cada participante que se identifique para o grupo. Além disso, lembre-se de lembrá-los de dizer seus nomes. Outra maneira de manter o público engajado é fazer uma pergunta e receber respostas via chat. Se houver participantes que não vão adicionar sua voz à reunião, eles devem ser silenciados, para que os ruídos de sua localização não distraiam os procedimentos.

Certifique-se de falar de forma concisa

Se você é um líder, mantenha seus pontos concisos. As reuniões virtuais podem ser chatas quando apenas um participante está falando. Os participantes estarão cansados ​​de ouvir uma única pessoa dominando a conversa. Os participantes devem se sentir engajados e ter a oportunidade de falar e expressar sua opinião.

Às vezes pode haver um atraso de tempo entre os participantes, então você precisa dar a eles tempo suficiente para fazer seu discurso. Se você é um participante com a intenção de dar sua opinião, comece por se apresentar antes de começar a explicar.

Fechar outros programas

Outra etiqueta de reunião de equipe virtual é sempre encerrar seus programas. Muitas pessoas fazem login nas reuniões virtuais com diferentes programas abertos. Meu conselho é encerrar todos os programas antes de entrar na reunião. Isso afeta a velocidade de execução do computador e a clareza do som. Além disso, você economizará o constrangimento se estiver compartilhando telas. Você não quer que seus colegas de trabalho saibam que seu cônjuge irá para uma festa pós-trabalho! Mantenha aberto o que é necessário para a reunião. Além disso, tente entrar cedo na reunião, para não ser você quem chega tarde e distrai os participantes.

Encontre um ambiente calmo e silencioso

Enquanto você está se reunindo virtualmente, você precisa realizar sua reunião em um ambiente profissional. Encontre um espaço tranquilo e livre de ruídos de fundo. Se você estiver participando de casa ou de um local público, encontre uma sala silenciosa e privada e desligue a TV e a música. Se possível, peça a alguém que mantenha crianças pequenas ou animais de estimação envolvidos, para que eles não atrapalhem sua reunião. Recomendamos um código de vestimenta profissional para manter uma imagem profissional e sentar em uma cadeira, em vez de descansar preguiçosamente no sofá.

Foco no Encontro

Em uma reunião cara a cara, você não apenas se levanta e anda por aí. As reuniões virtuais não são exceção. Você não deve pressionar o botão mudo e responder a e-mails, navegar na web. Esta é uma importante etiqueta de reunião virtual. Mesmo que você silencie seu microfone, seu movimento ou atividades durante a reunião podem ser interpretados como uma tentativa de sinalizar ao facilitador para dar a você a chance de expressar sua opinião. Isso pode distrair o orador ou todo o público. Os participantes devem se concentrar na reunião e também respeitar a agenda da reunião.

Aí está, 7 etiquetas de reunião de equipe virtual. Seguir essas dicas pode impedir que o facilitador e os participantes tenham reuniões que duram muito tempo ou são ineficazes.