Tudo o que você deve saber sobre videoconferência
Com a videoconferência permitindo fácil comunicação e colaboração em uma empresa, ela se tornou uma ferramenta fundamental e um componente central da infraestrutura de TI. Nos próximos anos, prevê-se que quase metade de todos os profissionais da informação utilizarão pelo menos alguma forma de solução de vídeo.
Haverá um crescimento explosivo no uso de videoconferência como uma ferramenta fundamental para hospedar videoconferências entre parceiros de negócios, funcionários e clientes. Neste artigo, fornecerei uma visão de alto nível dos componentes dessa tecnologia e apresentarei a você uma das melhores e mais utilizadas plataformas de videoconferência para videoconferência.
O que é videoconferência?
A videoconferência é um tipo de reunião em que áudio e vídeo conectam pessoas em locais separados para fins de comunicação. No nível mais simples, é uma reunião online que os participantes podem ver, falar e ouvir uns aos outros como se estivessem na mesma sala de reuniões. Para hospedar a videoconferência, é usada uma solução de videoconferência. Em ambos os casos, os componentes que serão necessários incluem um microfone, monitor, câmera e fone de ouvido ou alto-falante.Por que muitas empresas preferem a videoconferência à reunião comum?
Embora a reunião de bate-papo por vídeo não possa substituir completamente as reuniões presenciais, seus benefícios são muito difíceis de ignorar. É por isso que é usado até mesmo nas maiores corporações multinacionais para diversos fins, incluindo reuniões fora do escritório, colaboração remota dentro da equipe e participações em apresentações on-line de diferentes localizações geográficas. Assim, quais são as razões pelas quais as empresas preferem a videoconferência à reunião comum?
# Conduza os negócios mais rapidamente – Quando bem feito, você pode alcançar qualquer um de seus colegas de negócios, parceiros ou clientes instantaneamente, independentemente do sistema que eles usam.
# Economize dinheiro e aumente a produtividade – Quando as equipes se reúnem em um ambiente virtual, você poderá reduzir custos e o tempo gasto para viajar. Ao eliminar esse custo, as reuniões ficam mais curtas e levam menos tempo.
# Sem restrição de tempo - Como a reunião por videochamada pode ser feita a qualquer momento, a diferença de horário não importa e as reuniões podem ser realizadas a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso torna esse método de comunicação muito eficaz e flexível.
# Fácil comunicação – O vídeo coloca as pessoas em foco e permite que elas vejam o impacto de suas ideias. Quando você se encontra em vídeo e compartilha telas, você desenvolve, redefine e compartilha rapidamente ideias por meio de vídeo HD e outras ferramentas de colaboração, como quadro interativo, troca de texto, compartilhamento de arquivos e compartilhamento de tela.
Como organizar uma videoconferência
Na seção anterior, explicamos como a videoconferência ajuda a manter sua organização eficiente, eficaz e mais produtiva. No entanto, para conseguir isso, você precisará de um bom software de videoconferência que também seja ideal para você.
A maioria das plataformas são muito caras ou não são profissionais o suficiente. O ezTalks Meetings emergiu como uma das principais soluções de videoconferência com capacidade gratuita de reunião na nuvem de até 100 participantes. Além de desktops, também está disponível para telefones Mac, iPad, iPhone e Android. Abaixo estão alguns dos recursos mais úteis que você encontrará nele:
# Acesso rápido à reunião – Iniciar e participar de uma videoconferência é muito fácil com o ezTalks Meetings. Se você sempre tem novos clientes, eles podem entrar facilmente sem precisar se registrar.
# Qualidade de áudio e vídeo Super HD – ezTalks Meetings atinge o equilíbrio entre qualidade de vídeo e áudio. Oferece até 1920x1080p HD e transmissões de áudio cristalinas.
# Compartilhamento de tela e anotação convenientes – Este é um dos melhores recursos do ezTalks Meetings. Com esse recurso, você pode apresentar convenientemente suas apresentações em PPT, PDF e Word apenas abrindo-as e clicando em compartilhar tela.
# Record Meetings – Há algumas vezes em que você vai querer usar o ezTalks Meetings, mas outra pessoa não consegue se juntar a você. Nesse caso, você pode gravar a reunião desde o primeiro ponto e salvá-la para que eles verifiquem mais tarde.
# Agendar uma reunião – Você pode facilmente agendar reuniões on-line com antecedência e enviar convites para garantir que todos estejam preparados e compareçam. Dessa forma, você também confirmará quem poderá participar da reunião.
# Text Live Chat – Além da comunicação cara a cara, você também pode precisar enviar mensagens de texto para alguém em particular ou enviar URLs durante as reuniões. É aqui que o bate-papo ao vivo por texto se torna realmente útil.
# Controle os participantes e as configurações da reunião – Como anfitrião, você tem várias opções para controlar a reunião, incluindo bloquear a reunião, silenciar todos, expulsar alguém ou tornar alguém um apresentador. Esses recursos tornam a reunião mais profissional.
# Tão grande quanto a capacidade de reunião – a versão gratuita do ezTalks Meetings permite que até 100 participantes se encontrem simultaneamente gratuitamente e até 500 participantes se encontrem com seu plano pro. Além disso, também suporta um número ilimitado de reuniões no que diz respeito ao seu negócio.
# Reunião perfeita de desktops e celulares – o ezTalks Meetings está disponível para dispositivos Windows, Mac, iOS e Android. Além disso, você também tem a opção de usar qualquer navegador da web.
Passos para organizar uma videoconferência com ezTalks Meetings
Passo 1: Baixe as Reuniões do ezTalks
A primeira coisa que você precisa fazer é obter a versão mais recente do ezTalks Meetings. Após o download, siga o assistente de instalação para instalá-lo em seu computador ou smartphone.
Nota: Clique no botão Download para baixar e instalar este software de videoconferência – ezTalks Meetings em seu computador Windows. Se você é um usuário de Mac, iOS/Android, por favor vá para o ezTalks Download Center para baixar uma versão correta.
Passo 2: Inscreva-se nas reuniões do ezTalks
Agora que você tem o ezTalks Meetings instalado em seu desktop ou smartphone, você o abrirá e clicará no botão "Inscrever-se" encontrado no canto inferior direito do aplicativo. Uma página pop-up será exibida onde você preencherá seu endereço de e-mail e clicará em "Cadastre-se gratuitamente". Um e-mail será enviado e você deverá navegar até sua caixa de correio para clicar em "Ativar conta", e pronto!
Etapa 3: iniciar uma videoconferência
A primeira coisa que você precisa fazer é preparar seu microfone e alto-falante. Depois disso, você pode fazer login na sua janela principal e clicar no botão "Iniciar reunião". Depois disso, clique no botão "Convidar" para convidar outras pessoas para sua reunião.
Uma janela pop-up será exibida onde você colocará seus endereços de e-mail e clicará em "Convidar". Você também pode convidá-los compartilhando o ID da sala no canto superior esquerdo com outras pessoas para permitir que elas participem. Você poderá realizar reuniões para até 100 participantes absolutamente de graça.
Resumo
Com o avanço da tecnologia, a demanda por videoconferências nas empresas continua crescendo a cada dia. É por isso que é muito importante saber como organizar uma videoconferência. Espero que isso tenha ajudado você a aprender mais sobre videoconferência e como se envolver em um dos melhores e mais usados softwares de videoconferência.