10 dicas para reuniões remotas
A maneira pela qual as equipes operam e colaboram está mudando constantemente. Terceirização, força de trabalho remota e consultoria estão em tendência ascendente. A preferência dos clientes em se comunicar remotamente em vez de pessoalmente devido a restrições de tempo está se tornando cada vez mais comum. Um dos principais problemas que está prejudicando o trabalho remoto há algum tempo é como conduzir uma reunião virtual de maneira eficaz. A definição de reunião remota é quando indivíduos de todo o mundo utilizam texto, áudio e vídeo para se comunicar online, independentemente de sua localização. Essas reuniões permitem que os indivíduos compartilhem dados e informações em tempo real e não exige que estejam presentes em um único local físico. Reuniões remotas improdutivas são indesejáveis, não devem ser acomodadas como parte das operações de uma organização e é por isso que é essencial aprender dicas úteis para reuniões remotas.
10 dicas principais para reuniões remotas
Como mencionado anteriormente, realizar reuniões remotas eficazes pode ser bastante difícil. É por isso que as pessoas precisam estar equipadas com dicas úteis e práticas de reuniões remotas que podem garantir que suas reuniões sejam bem-sucedidas ou produtivas. A seguir estão algumas dicas de reuniões remotas:
1. Ferramentas ideais para reuniões remotas
É sempre aconselhável selecionar as ferramentas certas para reuniões remotas que satisfaçam suas necessidades ou atendam ao propósito pretendido. Existem vários softwares eficazes no mercado hoje que podem ser usados para facilitar reuniões remotas, como o ezTalks Meetings. Esse software suporta videoconferência , compartilhamento de área de trabalho e outros inúmeros recursos que promovem reuniões remotas bem-sucedidas. Indiscutivelmente, isso pode ser considerado um dos principais fatores que contribuem para reuniões remotas eficazes. Invista em uma ferramenta de reunião, como o ezTalks Cloud Meeting, que é rápida e fácil de usar.
2. Sensibilidade do fuso horário
As pessoas que têm a responsabilidade de organizar reuniões remotas devem fazer questão de escolher um horário adequado para todos os participantes/participantes. Isso garantirá que todos os participantes estejam presentes e, em última análise, resultará em uma reunião eficaz.
3. Agenda
É uma boa prática compartilhar a agenda de uma reunião remota antes de realizá-la. Isso garantirá que nenhum participante seja desviado. Compartilhar a agenda por um ou até dois dias permitirá que todos os participantes permaneçam no caminho certo. Além do fato de que a agenda deve ser compartilhada com antecedência, ela deve ser planejada com cuidado para abranger apenas coisas específicas e seguir o plano pré-determinado.
4. Convites
É muito desafiador realizar reuniões remotas com vários participantes. Isso se deve principalmente à limitação tecnológica e à incapacidade de todos de contribuir durante a reunião. É aconselhável começar com um pequeno número de participantes e aumentar gradualmente o número com o sucesso do gerenciamento remoto da equipe.
5. Formular Regras
Independentemente de ser uma reunião recorrente, uma sessão de aprovação, uma atualização de projeto ou até mesmo um brainstorming. É importante desenvolver regras que irão controlar os procedimentos da reunião. Isso deve ser divulgado antes da reunião ou, melhor ainda, estabelecido por um período mais longo. Reuniões remotas incontroláveis não estimulam a criatividade nem são produtivas. Na verdade, é provável que resultem em caos porque todos vão querer falar simultaneamente ou alguém vai querer dominar uma conversa.
6. Apresentações
Todos que estão participando de uma reunião remota devem ser apresentados logo no início pela pessoa que está presidindo a reunião. Isso promove uma interação fácil entre os participantes e também manterá as pessoas envolvidas desde o início. Outra razão para apresentar a todos é que a câmera de vídeo não mostra todos os palestrantes durante uma reunião remota. As pessoas tendem a estar mais dispostas a contribuir e serão mais abertas quando souberem a identidade do indivíduo que está de plantão.
7. Conversa fiada
É igualmente importante que os participantes de uma reunião remota tenham uma conversa fiada antes do início da reunião. É benéfico porque faz com que as pessoas se sintam conectadas e também as ajuda a fazer sentir sua presença. As coisas a serem discutidas durante a conversa fiada devem ser assuntos fora do trabalho.
8. Lembrete do Objetivo
Esta é uma das principais dicas de reuniões remotas. Os participantes devem ser lembrados do objetivo da reunião imediatamente após o seu início. Isso pode ser feito colocando um adesivo da meta da reunião em um quadro de colaboração online, se estiver disponível. Isso ajuda a mantê-lo fresco na mente de todos que estão presentes.
9. Preparação
A tecnologia é muito boa, mas pode decepcionar às vezes. Esta é a principal razão pela qual é aconselhável sempre entrar em uma reunião um pouco antes do horário agendado. Isso permitirá que você teste se tudo está funcionando corretamente, em vez de solucionar um problema imprevisto. Entrar cedo também lhe dá a oportunidade de encontrar uma alternativa se o seu hardware ou software estiver enfrentando desafios.
10. Comentários
A melhor maneira de manter todos os participantes de uma reunião remota atentos e engajados é pedir feedback continuamente. Isso não dará a ninguém a oportunidade de sintonizar. Além disso, incentivará todos a participar ativamente, levantando preocupações, comentários e até mesmo fazendo perguntas.
As dicas acima para reuniões remotas não são exaustivas, pois existem muitas outras, mas devem ser suficientes para facilitar uma reunião eficaz.
Conclusão
As informações perspicazes acima sobre definição e dicas de reuniões remotas devem ajudar as empresas a realizar reuniões remotas bem-sucedidas.