Como configurar uma sala de conferência executiva
Uma sala de conferência executiva é usada pelas empresas para realizar reuniões executivas, eventos de escritório para colegas de trabalho e para receber outros empresários que visitam. A forma como uma empresa configura sua sala de conferência pode afetar muito a forma como seus participantes vivenciam uma reunião, pois aqueles que estão sentados atrás podem não conseguir ouvir ou ver nada do que está acontecendo na frente. Abaixo, veremos como se pode configurar e decorar uma sala de conferências executiva.
Hardware ezTalks
Componentes necessários para a configuração da sala de conferência executiva
Tecnologia
Como a digitalização tomou o século 21 de assalto, os equipamentos audiovisuais são agora um aprimoramento da experiência de reunião. Algumas opções proeminentes para incluir em seus requisitos tecnológicos são telas, monitores e um equipamento de videoconferência remota bidirecional. Novamente, considere como a tecnologia será utilizada na sala. Algumas salas de conferência precisarão apenas de quadro branco e marcador, enquanto as salas de conferência executivas exigirão ferramentas sofisticadas de teleconferência, como câmeras de alta qualidade com microfones e um software como a solução ezTalks Rooms Software.
Obter este software em sua sala de conferência executiva ou escritório doméstico executivo pode garantir uma experiência de conferência sofisticada. Ele tem a capacidade de permitir que você agende reuniões com integração de calendário, faça comunicação de vídeo em várias telas e gerencie facilmente chamadas em conferência e exiba seções.
Mobiliário
Ao mobiliar a sala de conferência executiva, é importante entender como a sala será usada e identificar os requisitos mais importantes. Certamente, para um projeto de escritório executivo, deve haver cadeiras e mesas envolvidas, mas para uma sala de conferência, é apenas mais do que isso. Por exemplo, os participantes precisarão mover suas mesas ou cadeiras ou girar 360 graus para olhar para a tela? Nesse caso, um requisito pode ser colocar cadeiras com rodízios que são livres para girar. No entanto, se a sala é destinada apenas à criatividade, você pode querer prever um arranjo alternativo de assentos que possa incentivar mais liberdade.
Quanto às tabelas, você deve considerar não apenas os tamanhos, mas o uso. As pessoas ficariam de pé ou sentadas em suas reuniões? Se eles usarem a sala de conferência executiva para reuniões em pé, você pode considerar obter uma mesa de pé, ou melhor ainda, uma mesa com altura ajustável. Além disso, as mesas precisariam ser movidas?
Clareamento
Esta parte da decoração é muito importante na criação da experiência do quarto executivo. Demasiado relâmpagos suaves podem fazer o público se desligar e, por outro lado, relâmpagos fortes podem afetar os olhos ao ler ou visualizar telas. Compreender o propósito de sua sala de conferência executiva é necessário para os requisitos de iluminação. Para salas de conferência ou até mesmo um escritório doméstico executivo projetado para ser confortável ou aconchegante, é necessária uma iluminação mais suave. Salas de conferência maiores podem exigir brilho extra e salas com projetores ou telas exigiriam luzes com a capacidade de serem escurecidas à vontade.
O relâmpago é uma parte muito essencial e também depende da localização da sua sala de reuniões. Se você planeja ter uma sala de conferência executiva onde há iluminação natural excessiva, considere comprar persianas para reduzir o excesso de iluminação. Se a sua sala de conferência executiva não tiver janelas, a iluminação deve ser a principal consideração ao projetá-la.
Etapas necessárias para configurar uma sala de conferência executiva
Tecnologia
• Determine se há necessidade de se tornar digital.
• Compre equipamentos para videoconferência, como câmeras de vídeo, microfones etc.
• Configure seu software ezTalks Rooms para tornar a videoconferência o mais tranquila possível.
Ao configurar a videoconferência remota, o software ezTalks Room é uma ótima solução para garantir que você obtenha o melhor das videochamadas. Você pode configurar sua chamada de videoconferência seguindo estas etapas:
•Baixe e instale o software ezTalks room em um computador Windows e abra o software Rooms. Na página dos quartos, você obteria um ID e um código de verificação que seriam usados no aplicativo.
• Instale o aplicativo ezTalks em outros dispositivos (Windows/Mac/iOS/Android) acessando www.eztalks.com/download.
• Adicione as salas ezTalks no aplicativo ezTalks. Para desktops, vá para o ícone de salas no canto superior direito e clique no botão + para adicionar o ID da sala. Para o aplicativo móvel, vá para mais e depois para salas para adicionar uma sala.
• Você pode iniciar a reunião com a Sala ezTalks.
• Outros usuários podem participar de uma reunião com o ezTalks Room. Assim que você iniciar a hospedagem, outros usuários poderão participar da reunião com seus telefones celulares ou computadores desktop por meio dos aplicativos móveis ou da seção de sala do ezTalks.
Mobiliário
• Descubra o tipo de sala de conferência que você deseja
• Selecione uma ampla variedade de mesas e cadeiras disponíveis
• Chame um designer de escritório se você não puder lidar com isso sozinho e diga a ele suas especificações.
Clareamento
• Tenha em mente a posição do seu quarto executivo.
• Use luz fraca onde houver excesso de luz natural ou luz forte se não houver janelas.
• Consulte um especialista para obter as melhores ideias para sua sala de conferência executiva.
Conclusão
Um planejamento eficaz e estratégico pode melhorar o conteúdo da reunião, mas é extremamente importante que você considere o ambiente da reunião e os processos de como decorar um escritório executivo. Ter um escritório executivo com design encantador ou uma sala de conferência executiva ajudará a administrar e aumentar o espírito de equipe. Além disso, a sala de conferências é um dos lugares mais visitados pelos empresários convidados de sua empresa, além de seu escritório pessoal. Um escritório bem projetado com um sofisticado sistema de comunicação bidirecional lhes dirá que você realmente fala sério.