7 dicas para realizar reuniões de equipe virtual eficazes

A reunião de equipe é uma parte essencial da vida cotidiana dos negócios. Pode entregar muito se for manuseado corretamente. No entanto, na empresa moderna, mais e mais pessoas estão trabalhando remotamente. Muito mais discussões acontecem como uma reunião virtual do que as presenciais. Não é tão fácil realizar reuniões de equipe virtual de forma eficaz. Aqui oferecemos sete dicas e truques para você.

Dica 1. Escolha o software de reunião virtual

Certifique-se de que o software de reunião virtual que você usa tenha todos os recursos de que você precisa. Um dos líderes de mercado é o ezTalks Cloud Meeting, que possui uma gama efetiva de recursos: reuniões de equipe com até 500 participantes, sem limite para o número de reuniões, agendamento de reuniões, vídeo e áudio HD, compartilhamento de tela, gravação e reprodução, quadro branco, compatível com Mac, Windows, iOS e Android.

Dica 2. Agenda, Apresentações, Ações

Em uma reunião de equipe regular, deve haver pouca necessidade de apresentar os membros da equipe. Abra uma exceção se houver novos membros na equipe, mas não perca tempo valioso. Mas todos precisam ver a agenda com antecedência para que possam preparar seus pontos de vista. Certifique-se também de que todos vejam todas as ações registradas durante a sessão. Uma maneira bem-sucedida de conseguir isso é compartilhar seu registro de atividades na tela à medida que avança.

Dica 3. Educado e culturalmente consciente

Para realizar reuniões de equipe virtuais eficazes, cada participante precisa estar mais ciente do que nunca de que precisa ser educado e sensível. É muito fácil pensar que a tecnologia oferece um escudo mágico ou esquecer que a provocação amigável não é tão amigável quando você não está lado a lado.

Dica 4. Cronogramas de reuniões regulares

Uma grande vantagem das reuniões de equipe virtual é que seu software de reunião virtual pode suportar uma sessão regular de agendamento de reuniões. Novamente, o ezTalks Cloud Meeting oferece lembretes para reuniões regulares que incluem todos os links necessários para ingressar na sessão.

Dica 5. Sem multitarefa

Como participante de uma reunião de equipe virtual, existem algumas regras que você precisa lembrar. Assim como a necessidade de se vestir mesmo estando em casa (é apenas educado), concentre-se no que está acontecendo. Não multitarefa. Não pegue e-mails. Não se afaste para atender a porta. Não faça uma bebida. Não coma seu almoço. Não converse com seu vizinho no cubículo ao lado!

As reuniões de equipe virtual são muito mais eficazes do que as reuniões de áudio puro por vários motivos. Talvez o mais importante seja que ajuda a impedir que as pessoas sejam multitarefas! Se eles sabem que podem ser vistos, há uma disciplina imposta. Da mesma forma, poder compartilhar documentos, apresentações, gráficos e planilhas permite um maior nível de interação e engajamento.

Dica 6. O que fazer e o que não fazer

As 4 principais coisas a fazer em reuniões de equipe virtual

• Seja cortês com todos os outros membros da equipe

• Fale claramente e um pouco mais devagar que o normal, especialmente para equipes internacionais

• Mantenha os movimentos do corpo no mínimo, gesticule lenta e naturalmente

• Mantenha contato visual olhando diretamente para a câmera – não seja vaidoso e observe a si mesmo!

Os 4 principais nãos para reuniões de equipe virtual bem-sucedidas

• Não faça sons perturbadores, use joias barulhentas ou cubra o microfone

• Não grite ou faça movimentos que o distraiam

• Não interrompa outros oradores

• Não mantenha conversas paralelas no seu local

Dica 7. Finalize com Water Cooler Session

Assim como uma reunião da vida real, reserve um tempo para uma breve verificação do que deu certo e do que deu errado na sessão. Deixe as pessoas desabafarem em vez de virar a esquina e reclamar para todo mundo enquanto se reúnem em volta da fonte de água.

Resumo

As sete dicas acima são sobre como liderar efetivamente reuniões de equipe virtual. As reuniões virtuais de equipe estão se tornando mais comuns do que nunca. No entanto, seu uso para reuniões regulares de equipe ainda é bastante novo. Contanto que você escolha um conjunto capaz de tecnologia de base e aplique disciplinas mais rígidas do que o esperado em reuniões presenciais, as reuniões virtuais podem ser ainda mais econômicas do que as sessões da vida real.