10 dicas para gerenciar equipes virtuais de forma eficaz

Quase todo indivíduo trabalha em um ambiente de equipe, porque sempre houve a crença de que equipes altamente eficazes são aquelas que estão localizadas juntas. A maioria dos gerentes normalmente decide co-localizar sua equipe após a reorganização, apesar do fato de que uma rotatividade constante de indivíduos migrando de um lugar para outro é vista pelos outros como improdutiva.

Por outro lado, há um fenômeno mundial que está influenciando a formação de equipes em uma direção diferente. Ferramentas colaborativas online, comunicação confiável e mais rápida, bem como a Internet, estão facilitando a união de pessoas em equipes que não estão mais co-localizadas. Essas equipes são chamadas de equipes virtuais. São equipes reais que podem se encaixar com sucesso na definição clássica de trabalhar em conjunto, de modo a alcançar um conjunto comum de metas/objetivos. O termo virtual é porque essas equipes não interagem ou se comunicam da maneira tradicional, ou seja, face a face.

10 dicas para gerenciar equipes virtuais

Há um bom número de técnicas especiais que podem ser usadas no gerenciamento de equipes virtuais bem-sucedidas, as principais incluem as seguintes:1. Objetivos da equipe Uma das dicas para gerenciar uma equipe virtual é que é importante que todos os membros da equipe estejam cientes e entendam exatamente o que estão fazendo juntos. Isso ocorre porque eles correm o risco de serem contribuintes individuais se apenas os papéis pessoais e o trabalho forem entendidos. Estabelecer objetivos de equipe claros e abrangentes é, portanto, uma boa maneira de gerenciar uma equipe virtual.2. Lembrete da equipe É uma realidade que, se os membros individuais de uma equipe sentirem que estão trabalhando de forma independente, eles agirão assim. No entanto, se os membros individuais estiverem cientes do fato de que compõem uma equipe maior com entregas e objetivos comuns, as coisas certamente funcionarão bem. Isso porque eles definitivamente se sentirão melhor em relação ao seu trabalho e isso se traduzirá em sua colaboração ativa com outros membros da equipe. Uma maneira eficaz de gerenciar equipes virtuais globais, portanto, em parte, tem a ver com lembrar a todos que eles são uma equipe.3. Regras básicas É fundamental que as equipes virtuais exibam um conjunto de comportamento aceitável e comum a elas mesmas, independentemente de sua natureza remota. Essa é uma das dicas mais fundamentais para o gerenciamento de equipes virtuais. As regras básicas aqui se referem a coisas como: • Estabelecer horários de trabalho padrão para todos os membros de uma equipe.

• Estabelecimento de horários para pausas para almoço.

• Determinar reuniões obrigatórias, por exemplo, por telefone, via web ou pessoalmente.

• Definição das expectativas em relação aos tempos de retorno da comunicação. Estabelecer regras básicas é a chave para gerenciar uma equipe virtual e nunca deve ser negligenciada.4. Reuniões Regulares Quando se trata de gerenciar equipes virtuais de forma eficaz, é necessário organizar reuniões regulares com toda a equipe e com os indivíduos. Isso deve ser feito presencialmente e online. As reuniões online podem ser realizadas por meio de soluções de videoconferência, como o ezTalks Cloud Meeting. O ezTalks Cloud Meeting possui recursos incríveis que atendem a todas as necessidades de negócios. O que o torna atraente é que ele oferece uma versão gratuita conveniente para todos os consumidores interessados ​​e isso vem com a maioria dos recursos premium. Esta versão gratuita atende até 100 participantes. Possui os seguintes recursos: • Acesso rápido à reunião – É muito fácil ingressar em reuniões com o ezTalks cloud meeting. Isso ocorre porque os membros da equipe podem simplesmente fazer login em uma reunião por meio de um navegador, o registro não é necessário. • Qualidade de áudio e vídeo super HD – A qualidade de áudio e vídeo é muito importante para reuniões online. O ezTalks Cloud Meeting tem resoluções HD de 1080P e 1920P que garantem que as transmissões de áudio e vídeo sejam nítidas.• Anotações e compartilhamento de tela convenientes – As equipes virtuais podem usar o ezTalks Cloud Meeting para apresentar arquivos Word, PDF e PPT. Compartilhar telas também é fácil, basta abrir o arquivo e clicar em compartilhamento de área de trabalho. • Gravar reuniões online – Equipes virtuais podem gravar reuniões com o ezTalks Cloud Meeting. • Agendamento de reuniões online - É muito fácil para equipes virtuais agendar uma reunião com o ezTalks Cloud Reunião.• Bate-papo ao vivo de texto.• Controle de configurações e participantes da reunião.5. Tarefas mais curtasÉ melhor distribuir tarefas mais curtas ao gerenciar equipes virtuais. Esta é a única maneira de garantir que eles serão concluídos em tempo útil. Isso significa distribuir o trabalho, de modo a rastreá-lo facilmente.6. Gerenciamento de Carga de Trabalho Outra dica de como gerenciar uma equipe virtual é que se deve ser explícito e preciso ao atribuir trabalho aos membros de uma equipe virtual. Além disso, é importante fazer o acompanhamento, para garantir que todo o trabalho seja concluído em tempo útil.7. Ajustar as diferenças de tempo É aconselhável ajustar e comprometer as diferenças de tempo. O que é conveniente para um pode não ser necessariamente conveniente para outros membros da equipe.8. Sensibilidade às Diferenças Culturais As equipes virtuais são compostas por pessoas de várias culturas e países. É por isso que é importante apreciar as diferenças em como as pessoas trabalham e se comportam ao gerenciar uma equipe virtual.9. Gerenciar as expectativas É aconselhável gerenciar as expectativas porque há membros da equipe virtual que gostariam de, em algum momento, se mudar para a sede. Portanto, é bom ter conhecimento desde o início do que oferecer a eles nesses momentos.10. Entendimento compartilhado durante o recrutamento Os membros da equipe virtual devem ser pessoas que compartilham semelhanças e experiências anteriores e aqueles que trabalharam internacionalmente. Isso se refere à formação educacional, trabalhou em projetos semelhantes e atividades de treinamento compartilhadas. O objetivo é ter diversidade e construir confiança com um ponto de contato.

Conclusão

O gerenciamento de equipe virtual é inevitável à medida que as empresas progridem para se expandir em todo o mundo. As dez dicas descritas acima ajudarão os gerentes a obter o melhor de suas equipes virtuais.