Vantagens e desvantagens da teleconferência
Há muitas conquistas que foram feitas na indústria de telecomunicações ao longo do último século. Entre as maravilhas modernas da tecnologia está a teleconferência. Essa tecnologia é amplamente utilizada em muitas empresas para facilitar reuniões organizacionais na esfera digital.
Nos últimos anos, a tecnologia de teleconferência alcançou alguns marcos imensos. Hoje, é possível realizar uma videoconferência entre plataformas e dispositivos sem limitações. Tudo isso significou ganhos maciços para a comunicação empresarial. Mesmo com todos os ganhos, ainda existem muitos desafios e desvantagens associados a essa tecnologia. Aqui está uma rápida olhada nas várias vantagens e desvantagens da teleconferência.
Vantagens da Teleconferência
1. Economiza tempo – A vantagem mais importante da teleconferência é a economia de tempo. Com a teleconferência, é possível realizar reuniões em um prazo muito curto. Além disso, não há tempo gasto em deslocamento para o local de uma reunião, pois todas as reuniões são realizadas por meio de máquinas ou Internet. A quilometragem reduzida se traduz em milhares de horas de viagem economizadas todos os anos. A teleconferência também incentiva a pontualidade, pois as reuniões são agendadas e feitas em horários fixos.2. Economize nas despesas de viagem – Além do tempo, os custos de viagem podem ser bastante significativos quando somados por um longo período. A maioria das empresas que têm alcance global incorre em enormes custos associados às viagens todos os anos. A teleconferência, no entanto, elimina a necessidade de viajar com frequência e, assim, economiza enormes recursos da empresa. Participar de reuniões a milhares de quilômetros de distância agora é mais rápido e menos complicado.3. Manutenção eficiente de registros – Uma das principais vantagens da teleconferência é a manutenção eficiente de registros de reuniões. Os dispositivos de computação são capazes de gravar, manter logs e rastrear todos os detalhes de uma determinada reunião online sem precisar de muito monitoramento. Isso torna as instalações de teleconferência entre as melhores ferramentas para capturar e armazenar dados importantes da reunião. A teleconferência também torna muito fácil recuperar esses dados no futuro e fazer referências sempre que necessário.4. Reduza os Custos da Conferência – De fato, há muitos custos logísticos associados à realização de uma conferência. Alugar equipamentos, adquirir um local, comprar comida e refrescos são apenas alguns dos custos normais associados a qualquer reunião. A teleconferência elimina todos esses custos, pois não é necessário fazer nenhum acordo. A flexibilidade da teleconferência também garante que as reuniões sejam realizadas com a maior frequência possível, sem incorrer em custos extras.5. Incentivar a Produtividade – A quinta vantagem da teleconferência é que a teleconferência garante que os trabalhadores de várias hierarquias na estrutura da empresa estejam em constante comunicação. Isso se traduz em compartilhamento eficaz de informações e ações imediatas. Tal engajamento recorrente é um fator motivacional que resulta em aumento de produtividade. A teleconferência também facilita o gerenciamento de várias filiais, pois a proximidade de todos os departamentos de uma empresa é otimizada.6. Confiabilidade – A teleconferência é uma das formas mais confiáveis de realizar reuniões. Essa confiabilidade aumentou exponencialmente ao longo dos anos devido ao avanço da tecnologia. Os canais de teleconferência são hoje muito mais estáveis e os desafios de comunicação são quase inexistentes. É também um modo de comunicação muito seguro, onde a segurança dos dados e a privacidade são garantidas.
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Desvantagens da teleconferência
1. Propenso a Desafios Técnicos – A principal diferença entre máquinas e humanos é que as máquinas são propensas ao desgaste. Os desafios técnicos podem atingir os sistemas de teleconferência a qualquer momento. Isso pode levar ao desperdício de tempo e outros inconvenientes. A maioria dos sistemas tecnológicos também vem com uma curva de aprendizado. A falta de know-how pode impedir uma pessoa de utilizar eficazmente as instalações de teleconferência.
2. Comunicação Não-Verbal Menos Eficaz – Quando comparada a uma reunião real, a teleconferência é um modo menos eficaz de comunicação empresarial. Isso ocorre porque aspectos não verbais importantes da comunicação empresarial, como linguagem corporal e contato humano, são desconsiderados. Sinais não verbais são muito cruciais para a comunicação holística. A falta de tais pistas torna impossível captar sinais importantes que poderiam levar a uma interação mais produtiva.
3. Limitação de espaço – O fato de a teleconferência ocorrer em uma tela significa que muitas informações são desconsideradas devido ao espaço limitado. É, por exemplo, quase impossível entregar todos os dados gráficos de forma eficaz, mesmo ao realizar uma reunião online ao vivo. Mesmo com uma tela grande, ações simultâneas não são possíveis da mesma forma que em uma reunião real. Consequentemente, algumas informações são perdidas ou não são efetivamente cobertas.
4. Desencoraja a dinâmica da equipe – Outra desvantagem da teleconferência é que a teleconferência não tem o dinamismo de uma conferência real, onde os participantes podem ter um envolvimento compartilhado e levantar ou responder a problemas instantaneamente. Isso significa que muitas vezes é difícil interpor ou compartilhar ideias à medida que elas surgem. A falta de dinamismo acaba levando a que poucas pessoas assumam o controle das reuniões em detrimento de outras pessoas.
5. Elimine as interações informais – As conversas comuns pré-reunião e pós-reunião são muitas vezes muito importantes para preparar o cenário para a agenda do dia e até mesmo agendas de reuniões futuras. Esses compromissos informais também são onde surgem algumas ideias-chave sobre assuntos importantes como política e planejamento. Com a falta de tal conversa fiada, a teleconferência pode ser vista como um modo rígido e não progressivo de conferência.
6. Afetar o Profissionalismo – O fato de as máquinas serem o principal intermediário entre as diversas partes envolvidas na reunião, o que pode afetar o profissionalismo. Isso ocorre porque os participantes geralmente são forçados a realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Essa multitarefa pode mudar o foco dos participantes para outras questões não relacionadas e não benéficas para a reunião.
Conclusão
O acima são vantagens e desvantagens de teleconferência. Como sabemos, a teleconferência é, sem dúvida, uma das formas mais comuns de realização de reuniões no mundo moderno. Este meio de comunicação é preferido pelas empresas por diversos motivos. A maioria das vantagens da teleconferência são muito fáceis de ver, especialmente quando outras opções de realização de reuniões são colocadas em contexto, enquanto as limitações às vezes não são tão fáceis de ver.
Em geral, são muitas as vantagens e desvantagens da teleconferência que podem surgir, dependendo do contexto específico dos envolvidos e não é possível destacar todas elas. Em grande parte, os pontos abordados aqui se aplicam à maioria das situações de teleconferência.