Cinco principais dicas para reuniões de negócios
Como realizar uma reunião de negócios? Isso preocupa muitos administradores e gerentes de projetos e empresas. Por que se dá tanta atenção a esse assunto? Porque no cerne de qualquer negócio há sempre acordos que são sempre grandes e você precisa gastar muito dinheiro e recursos neles.
Se você precisar realizar uma reunião de negócios, lembre-se de que o sucesso do seu evento depende diretamente de sua preparação. Você não deve perder de vista nenhum detalhe importante e só assim sua reunião de negócios será realizada ao mais alto nível. Para fazer isso, você precisa saber como organizar uma reunião de negócios e se familiarizar com essas 5 dicas úteis para reuniões de negócios.
1. Decida a data e hora da sua reunião
Antes de tudo, você deve definir uma data exata para uma reunião de negócios. Para fazer isso, é necessário informar a todos os participantes da reunião com antecedência. Dependendo do formato deste evento e com quem você o realiza, pode ser um convite por telefone, oral ou escrito, que pode ser enviado por e-mail. É necessário enviar a todos os participantes a agenda com questões para discussão, regulamentos, palestrantes e materiais de referência, se necessário.
É importante não se atrasar para sua reunião de negócios, portanto, você deve chegar com antecedência. No caso de uma reunião online, você também precisa preparar e iniciar uma reunião pontualmente.
2. Escolha um local para realizar uma reunião de negócios
É necessário pensar em qual local é mais adequado para uma reunião de negócios. Um local adequado pode ser sua sala de conferências pessoal na empresa ou uma sala de reuniões especial. Certifique-se de que seus colegas não realizem suas reuniões de negócios naquele dia. Nenhuma opção menos conveniente para uma reunião é a sala de reuniões que você alugou. Este tipo de serviço é oferecido por muitos hotéis, instituições de ensino e centros de negócios.
Às vezes, as reuniões de negócios são organizadas em restaurantes e cafés. Essa opção pode ser apropriada quando um pequeno número de participantes estiver presente na reunião. Se você decidir combinar as negociações de negócios com café da manhã ou almoço ou jantar, você deve reservar uma mesa em um café ou restaurante com antecedência.
O local onde você deseja realizar uma reunião de negócios não deve ser muito barulhento, pois será difícil negociar assuntos de negócios. É desejável recusar a escolha de lugares exóticos e extravagantes. Portanto, você deve escolher um lugar em um ambiente clássico; também você pode realizar uma reunião de negócios on-line em seu escritório.
3. Verifique seu equipamento
Prepare o equipamento necessário e verifique-o antes da reunião. Pré-ajuste e monte cuidadosamente os equipamentos de microfone, vídeo e telefone para que durante a reunião não ocorram avarias no seu funcionamento.
No caso de uma reunião online, você precisa verificar as comunicações e seu software para uma reunião de negócios. Será muito ofensivo se sua reunião for interrompida devido a problemas técnicos, por isso é muito melhor resolvê-los com antecedência. Recomendamos que você use apenas software comprovado e moderno para reuniões e conferências de negócios online, como o ezTalks Cloud Meeting.
4. Completar os preparativos para uma reunião
Verifique todos os assentos, coloque o material de apostila na mesa, não se esqueça dos materiais de escrita. Disponha tabuletas com os nomes de todos os participantes nas mesas. Além disso, você precisa preparar quaisquer outros materiais que possam ser úteis durante uma reunião de negócios. Se uma reunião estiver agendada em seu escritório, cumprimente e leve seus convidados para a sala de conferências.
Você e seus parceiros devem estar preparados e totalmente prontos para quaisquer opções de negociação. Às vezes, nas negociações, é necessária a participação de um especialista especializado. Então, é necessário concordar com todas as condições com ele antes da reunião.
5. Tire proveito de uma reunião de negócios
Mesmo na fase de preparação para uma reunião online, vale a pena pensar em possíveis opções para o desenvolvimento de eventos e definir uma meta mínima e uma meta máxima. Com essa abordagem, a reunião de negócios será realizada sem surpresas e certamente trará benefícios planejados.
Para realizar reuniões de negócios online, você precisa de um software moderno, como o ezTalks Cloud Meeting. Este é um programa moderno e, com a ajuda dele, você pode conduzir sua reunião online em alto nível. O ezTalks Cloud Meeting oferece videoconferência ilimitada em HD para até 100 pessoas por reunião e muitos outros recursos interessantes.
Conclusão
Após uma reunião de negócios, é importante registrar e enviar os principais resultados da reunião, incluindo decisões, ações e perguntas em aberto. Assim que a reunião de negócios terminar, é necessário distribuir esses resultados entre os participantes, por exemplo, você pode enviar um e-mail de acompanhamento para cada um deles. Depois de analisar essas dicas de reuniões de negócios discutidas acima, você poderá ter uma reunião de negócios eficaz e produtiva.