7 dicas úteis para conduzir reuniões produtivas online

Organizar uma reunião online é sempre uma tarefa difícil e, se você não souber gerenciá-la adequadamente, poderá não obter o melhor resultado com ela. Mas algumas dicas que podem ajudá-lo a organizar reuniões produtivas online com a máxima simplicidade. O melhor e mais incrível dessas dicas é que todas são fáceis de seguir e funcionam muito bem em todas as situações. Mas se você não sabe o que torna uma reunião produtiva, abaixo compartilharemos algumas diretrizes de reuniões produtivas para que você também possa organizar suas reuniões de maneira inteligente e eficiente.

1. Objetivo da empresa

Você pode dividir uma reunião em várias partes, mas ela só pode fornecer resultados produtivos se você tiver um objetivo firme para isso. Portanto, antes de marcar uma reunião, certifique-se de definir uma agenda clara para isso. Se você não pode definir a agenda da reunião em cinco a sete palavras, então não está claro o suficiente em sua mente. Com essa agenda clara, você saberá o conteúdo exato que precisa criar para esta reunião e o número de pessoas que precisam participar da reunião.

2. Faça o Planejamento

Não importa se você está realizando uma reunião on-line ou realizando uma reunião off-line, você não pode obter resultados produtivos sem um planejamento adequado. Então, quando você é o anfitrião da reunião, é essencial que você faça todo o planejamento antes de iniciar a reunião. Esse planejamento inclui o envio do convite para os participantes, a seleção do software de reunião online, sua configuração e testes para o mesmo. Caso você não saiba qual software de reunião online deve usar, o ezTalks Cloud Meeting pode ser uma ótima opção, pois oferece uma infinidade de serviços para reuniões online produtivas e fáceis. E quando você fizer isso, certifique-se de testá-lo uma vez antes de ir ao vivo para que você não tenha nenhum problema no momento da reunião.

3. Atenção aos detalhes

O planejamento detalhado é uma das dicas de reuniões produtivas mais essenciais que podem ajudá-lo a obter o melhor resultado. Prestar atenção aos detalhes o tornará mais curto, mas altamente eficaz com facilidade. Para obter detalhes, você também pode verificar alguns modelos de agenda de reuniões produtivas on-line e obter algumas ideias a partir daí. Isso certamente melhorará sua experiência geral para você. Além disso, você deve se fazer várias perguntas para que possa ter a resposta para essas possíveis perguntas na reunião.

4. Curta

Resumir é uma das melhores maneiras de ter reuniões produtivas online. Se você puder concluir uma reunião em 35 minutos, não a prolongue pelos próximos dez minutos porque você reservou o software de reunião para 45 minutos. Mantê-lo curto o tornará mais produtivo, porque você chegará ao ponto rapidamente e chegará bem às conclusões.

5. Hora Adequada

Quando você organiza reuniões online, muitos participantes do horário podem ingressar na reunião de fusos horários diferentes. A ideia de um significado de reunião produtiva é simples, todos precisam fazer parte dessa reunião. No caso de uma reunião online isso pode não ser possível a menos que você escolha um horário que seja prático para todos. Com alguma pesquisa, você certamente pode encontrar um momento em que todos os participantes sentirão toda a energia em si mesmos. Isso garantirá que nenhum dos participantes seja chato e que todos participem ativamente da reunião

6. Torne-o interessante

Qualquer reunião pode se transformar em uma palestra chata, a menos que seja interessante e esteja em ritmo acelerado. Se você escolher ezTalks , poderá usar anotações e animações de quadro branco para compartilhar sua mensagem. Isso manterá a reunião interessante e você poderá tirar o máximo proveito dela. Então, se falarmos das dicas de reuniões produtivas, mantê-las interessantes deve ser um dos fatores-chave para isso. Além disso, você pode incentivar os participantes a fazer perguntas entre as reuniões e responder instantaneamente. Certamente aumentará o entusiasmo na reunião e os resultados finais serão muito melhores para você.

7. Tenha uma conclusão

Muitas pessoas se perguntam o que significa reunião produtiva, e a resposta é simples, deve haver uma conclusão da reunião. Se você não conseguir chegar a uma conclusão para a agenda da reunião, não poderá considerar isso como uma reunião bem-sucedida ou produtiva. Portanto, quando você iniciar a reunião, certifique-se de ir direto ao ponto e chegar à conclusão antes de terminar a reunião.

Além de todos esses fatores, também é aconselhável que antes de terminar a reunião você converse sobre a conclusão com todos os participantes. Você pega a opinião deles e confirma se eles concordam com os resultados conclusivos ou não. Caso você esteja usando o ezTalks, você também pode gravar a parte de conclusão da reunião e compartilhá-la com todos os participantes para tomar outras medidas na direção certa na hora.

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