5 dicas úteis para reuniões ao vivo
Como as organizações estão sempre em busca de ótimas maneiras de economizar tempo e minimizar os custos de viagem, as reuniões ao vivo estão ganhando espaço no ambiente de trabalho atual. Há muitas razões para apoiar isso, mas um fato é que muitos negócios, instituições e empresas têm seus funcionários, fornecedores ou acionistas dispersos pelo mundo.
Como as reuniões são realizadas com mais frequência, obter opções para incorporar toda a equipe, incluindo aqueles que trabalham remotamente, é inevitável. O mundo hoje em dia está conectado e, com ferramentas de comunicação remota online, como o ezTalks Meetings, é possível realizar reuniões ao vivo a qualquer momento com muitos participantes de diferentes locais. Temos que concordar unanimemente que as reuniões ao vivo tornam a colaboração virtual e a comunicação online muito mais fácil e rápida, e as organizações estão obtendo imenso lucro razoável com isso.
No entanto, você já participou de alguma conferência, digamos, reunião física em uma sala de reuniões de escritório que resultou em total perda de tempo? Nesse caso, tente descobrir o mesmo cenário acontecendo em uma reunião ao vivo, talvez conduzida por meio de uma conferência de áudio ou vídeo . Na verdade, pode ser um desafio permanecer engajado durante toda a sessão.
Apesar disso, é da natureza da fera ter alguns problemas técnicos decorrentes de tempo ruim, contratempos tecnológicos, ferramentas de comunicação ruins e muito mais. Mas você pode evitar todos ou alguns deles e ter reuniões ao vivo perfeitas seguindo alguns truques e dicas, explicados aqui.
1. Obtenha as ferramentas de comunicação certas
Obter as ferramentas de comunicação certas é uma das dicas primordiais para reuniões ao vivo. Se você está se organizando para realizar uma reunião ao vivo com participantes de todo o mundo, é imperativo escolher a melhor mídia que se adapte perfeitamente às suas necessidades. A boa notícia é que existem muitas ferramentas de reunião ao vivo online incríveis e populares, algumas das quais incluem ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me, entre outras. Ao decidir sobre a ferramenta certa, também é importante garantir que os participantes da reunião tenham o software instalado e funcionando em seus dispositivos de comunicação.
2. Entenda todas as suas ferramentas de reunião ao vivo
Como agora, todos têm algum conhecimento básico sobre a realização de reuniões ao vivo, graças às várias soluções de comunicação online. No entanto, estar familiarizado com os meios de comunicação escolhidos não é suficiente, e isso explica por que entender como sua(s) ferramenta(s) funciona(m) é outra ótima dica e truque para reuniões ao vivo. Seja você um apresentador ou um participante, é extremamente importante que você reserve bastante tempo e entenda o hardware, o software e as várias opções de conectividade que você usará. É altamente recomendável que você aprenda sobre tudo isso muito antes do início da reunião.
3. Prepare o local
No caso de uma reunião física em uma sala de reuniões, os organizadores geralmente garantem que tudo na sala esteja configurado corretamente. Da mesma forma, ao planejar uma reunião ao vivo, também é importante realizar a necessária preparação pré-reunião, que é uma dica que a maioria das pessoas muitas vezes esquece! As reuniões ao vivo precisam ser conduzidas em um local tranquilo, sem ruídos de fundo, pois isso pode distrair seu público. Se você estiver participando de uma reunião em casa, certifique-se de que nenhum bebê esteja chorando ao fundo, é irritante e muito pouco profissional!
4. Certifique-se de que está em funcionamento com todo o sistema
A maioria das pessoas que participam de reuniões ao vivo geralmente enfrentam vários desafios, em parte porque não garantiram que tudo estivesse funcionando bem. Imagine um cenário em que você está apresentando o progresso de seu projeto ao CEO da empresa e, sem aviso prévio, seu laptop está ficando sem energia ou sua largura de banda está esgotada! Pode ser bastante frustrante, mas é resultado de um despreparo. Seja você um apresentador ou participante, você precisa fazer login na reunião ao vivo cerca de trinta minutos antes do início da reunião. Em seguida, verifique suas conexões e você precisa ter backups da Internet. Teste seus alto-falantes, microfones e câmeras. Se você estiver usando um recurso de videoconferência, certifique-se de acender as luzes à sua frente e desligar as luzes atrás de você. Outras coisas que possam incomodá-lo no processo da reunião, como o celular, devem ser desligados.
5. Envolva os participantes
Envolver os participantes do início ao fim é uma das dicas de apresentação de reuniões ao vivo que você deve demonstrar se quiser reuniões bem-sucedidas. Quando uma informação, talvez em formatos PowerPoint, não leia em um tom monótono. Especialistas em comunicação aconselham que as pessoas aprendam a falar com seu público em vez de dar palestras. Outras maneiras incluem definir um tempo para fazer perguntas, atribuir papéis específicos ao público e incentivar discussões saudáveis. Todas essas são maneiras intuitivas de manter o público atento, engajado e ativo durante toda a sessão, o que acaba tornando uma reunião ao vivo animada!
Conclusão
A lista de dicas e truques eficazes e eficientes para reuniões ao vivo é interminável, mas as mencionadas são apenas algumas. O resultado final é que essas reuniões ao vivo podem ser interessantes, econômicas e economizam muito tempo se conduzidas adequadamente. Com a lista de dicas e truques para reuniões ao vivo explicadas anteriormente, as dificuldades frequentemente experimentadas ao planejar e conduzir tais reuniões serão mínimas (se não nenhuma) enquanto todo o processo se torna contínuo a longo prazo.