4 problemas comuns em reuniões virtuais e soluções correspondentes

Uma reunião virtual refere-se à discussão de negócios realizada via transmissão pela internet, videoconferência, e-mail e outros modos semelhantes. Como você pode imaginar, ele permite que você prossiga com a discussão de negócios a qualquer hora, onde quer que esteja, como uma reunião tradicional cara a cara. No entanto, a reunião virtual também tem seus próprios problemas. Aqui eu gostaria de listar os 4 mais comuns junto com as correções abaixo.

Problema 1: Repetir-se repetidamente

Isso acontece principalmente quando o participante não está prestando atenção ao que o apresentador está dizendo. Nesse caso, se você fizer uma pergunta, eles sempre responderão com "Você pode repetir isso, por favor?"

Solução: Certifique-se de saber o nome de todos se for uma reunião que envolva muitos participantes. Isso é extremamente útil para chamar a atenção porque as pessoas tendem a se concentrar mais se seu nome for mencionado em uma reunião. Portanto, para aperfeiçoar cada reunião virtual, lembre-se de iniciar cada frase com o nome de alguém.

Problema 2: Você não tem ideia de quem está falando com você

Acontece quando o apresentador pede sua opinião, mas você não faz ideia de quem é essa pessoa. Geralmente, essa situação pode levar a um tempo difícil de responder, pois abordar alguém com quem você não está familiarizado é bastante complicado.

Solução: Lidere o esforço. Use todos os meios para garantir que todos o conheçam assim que você começar a falar. Isso tornaria mais fácil para as pessoas chamá-lo pelo nome quando quiserem fazer uma pergunta ou precisar de sua opinião. Isso pode ser possível se você se apresentar várias vezes ao começar a falar, de modo que os outros membros se acostumem com seu nome e sua voz.

Problema 3: Ruídos externos e distúrbios do fundo

Isso acontece o tempo todo. Choros de bebês, latidos de cães, sons de automóveis e marteladas de construção podem transformar uma reunião em um assunto muito torturante. Isso pode deixar os membros irritados e facilmente perder a concentração no assunto em questão. As reuniões mais bem-sucedidas geralmente são realizadas em um ambiente silencioso para garantir a concentração total.

Solução: Certifique-se de que as diretrizes de etiqueta de alto nível sejam formuladas e definidas para permitir o bom andamento da reunião.

Problema 4: A tecnologia pode falhar

O PowerPoint pode falhar ou um dos microfones do membro pode não captar sua voz e excluí-lo da reunião. O feed de vídeo também pode ser tão ruim que todos os membros parecem iguais e irreconhecíveis. Isso obviamente interferiria no bom andamento da reunião virtual.

Solução: Tenha um plano de backup preparado caso ocorra algum problema técnico. Embora ainda existam problemas de tecnologia que não podem ser totalmente evitados, como conexão Wi-Fi ruim, corte de chamadas e falha do dispositivo, ainda é recomendável que você experimente o ezTalks para hospedar reuniões virtuais, pois o ezTalks garante que a reunião continue e todos na a reunião estão na mesma página.

Com os problemas comuns acima em mente, você definitivamente os evitaria da próxima vez e tornaria a reunião virtual perfeita e bem-sucedida!