O que é o Huddle Room?
Hoje em dia, muitas empresas começam a sair das salas de reunião padrão cercadas por quatro paredes para salas menores, mais simples e práticas, conhecidas como Huddle rooms. Como as salas de conferência padrão têm capacidade para um número maior de pessoas (20,50 ou mais), as chances de ter conversas eficazes são pequenas. Sendo assim, as empresas encontraram uma solução criando salas de reunião. Mas o que é uma sala Huddle? O que diferencia as salas Huddle das salas de conferência? Antes de mais nada, precisamos entender o significado da sala Huddle.
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O que é um Huddle Room?
Como resultado dos problemas enfrentados com as salas de conferências criou-se a necessidade de um ambiente de trabalho mais colaborativo e resolutivo com o máximo de oportunidades de comunicação. As salas de reunião de escritório são desenvolvidas com a ideia de criar locais de encontro mais íntimos, mínimos e confortáveis nas empresas. Eles são projetados para aproximadamente 4 a 6 pessoas, mas não mais que 6 pessoas. As salas de reunião são assistidas por alguns recursos audiovisuais que permitem mais participantes por teletrabalho. Eles são práticos porque não só proporcionam um ambiente seguro com a privacidade necessária para a reunião, mas também permitem um espaço de trabalho aberto com o uso de ferramentas tecnológicas.
Quais são os benefícios das “Salas Huddle”?
As salas Huddle proporcionam um ambiente perfeito para pequenas reuniões com membros da equipe, discussões com clientes e entrevistas com os candidatos a funcionários. Quando comparadas com as salas de conferência, elas são menores em tamanho; portanto, ocupam menos espaço, o que é muito importante para o uso eficaz dos escritórios de uma empresa. Além disso, como são projetados para uso espontâneo, não exigem reserva. Devido ao seu pequeno tamanho, eles podem ser instalados em maior número pelas empresas. Portanto, a disponibilidade de muitas salas de reunião em uma empresa não requer reserva e são adequadas para uso improvisado, em comparação com as salas de conferência onde os funcionários precisam esperar algumas semanas para usá-las.
Outra vantagem importante das salas de reunião é o uso eficaz do equipamento. As salas Huddle estão equipadas com muitas ferramentas audiovisuais que permitem que mais participantes se envolvam em uma reunião. Esta instalação suporta o ambiente de reunião ideal onde a necessidade de uma reunião em espaço aberto com total privacidade pode ser fornecida.
Qual equipamento é usado em “Huddle Rooms”?
As salas Huddle são projetadas para um ambiente habilitado para tecnologia. Um dos usos mais práticos da tecnologia em salas de reunião é a videoconferência. As salas de reunião habilitadas para vídeo criam uma oportunidade para os funcionários remotos participarem da reunião, independentemente de sua localização. Além disso, falar na frente de no máximo seis pessoas é muito mais fácil e eficaz tanto para o participante remoto quanto para os outros participantes, pois o ambiente da reunião é mais íntimo e a taxa de participação do total de participantes é maior. Nesse caso, as salas de reunião criam uma oportunidade melhor para os participantes remotos se sentirem como se fossem partes reais da reunião. Portanto, o uso de equipamentos tecnológicos é muito mais eficaz em comparação com as salas de conferência.
Outros equipamentos usados nas salas Huddle incluem:
• Monitores de TV, LCD ou LED
• uma pequena mesa central para os participantes se reunirem com algumas cadeiras
• quadros brancos (interativos ou regulares)
• flipcharts e scrum boards (opcional)
• um monitor de tela plana pode ser usado para os participantes apresentarem a partir de seus próprios dispositivos
Como projetar uma “Sala Huddle”?
Simplicidade é a palavra-chave para salas de reunião, pois quanto menos espaço e móveis, mais eficazes e produtivas as reuniões se tornam. A razão por trás disso é o desejo de alcançar conforto e criatividade entre os participantes de uma reunião. À medida que eles se sentirem confortáveis, seu foco nas discussões e habilidades de brainstorming podem ser aprimorados.
As salas de reunião incluem um número mínimo de móveis com designs básicos, enquanto as salas de conferência geralmente são projetadas com móveis sofisticados, o que significa que mais dinheiro é gasto no estilo e não na função. Assim, as salas Huddle são mais práticas e lucrativas para as empresas projetarem, pois exigem menos, mas o suficiente.
Resumo
No local de trabalho de hoje, pode-se observar uma mudança de salas de conferência maiores para locais de reunião menores. O principal motivo dessa transição é a necessidade de um ambiente de trabalho mais simples, produtivo e colaborativo. As salas Huddle são o ajuste perfeito para atender a essas necessidades, pois permitem apenas as coisas necessárias. A capacidade de reunião das salas de reunião é limitada com a intenção de criar um ambiente de trabalho mais íntimo, seguro e gerenciável. O uso de equipamentos tecnológicos também contribui para a eficácia das sessões de reunião, portanto não seria errado dizer que as salas Huddle substituirão as salas de conferência padrão em um futuro próximo em termos de uso prático e benefícios.