A melhor etiqueta de reunião online: fazer e não fazer

Se você está planejando uma reunião online pela primeira vez, talvez esteja procurando algumas dicas de facilitação de reuniões virtuais para torná-la mais produtiva e sem complicações. Nas condições atuais, você encontrará vários aplicativos, incluindo o serviço de nuvem ezTalks, para iniciar a reunião em tempo real com todas as tecnologias desenvolvidas.

Além das tecnologias, você precisa seguir alguma etiqueta de reunião online para tornar as colaborações mais gratificantes. Se você estiver procurando por algumas dicas eficazes para reuniões online, consulte o artigo a seguir. Este artigo se concentrará em alguma etiqueta de reunião de equipe virtual que você pode considerar para suas reuniões.

Dicas para reuniões on-line

Em uma reunião virtual, você pode ingressar em uma reunião de um local diferente. Na verdade, essas reuniões são projetadas para serem assistidas por uma equipe que opera nas diferentes localidades. Pode ser realizado em tempo real e os membros da equipe dos diferentes locais podem participar das reuniões sem qualquer dificuldade. Eles podem compartilhar os arquivos, documentos e outras coisas importantes necessárias para o sucesso da reunião. Além disso, agora muitas novas tecnologias estão surgindo para tornar o processo ainda mais fácil. Faça: Escolha a tecnologia certa Se você está planejando uma reunião virtual, certifique-se de que está usando a tecnologia certa e o software desenvolvido que pode ser operado por todos os membros da equipe facilmente dos diferentes locais. Ninguém gostaria de perder tempo em configurações e downloads. Você precisa escolher um sistema confiável e comprovado, como o ezTalks Cloud Meeting. Além disso, você precisa testar o vídeo e o microfone antes de iniciar a reunião. Também é sugerido participar das reuniões antes do horário para evitar aborrecimentos da última vez. ferramentas de colaboração. Além disso, certifique-se de que sua mesa dê uma impressão decente. Evite ter várias canecas e qualquer outra bagunça na mesa. Não: Ignore a iluminação Você precisará de uma iluminação adequada para as fotos nítidas. Nada será pior do que isso se você não estiver visível para os outros participantes. Ao planejar a iluminação, você deve se concentrar mais na iluminação lateral, pois oferece melhor clareza. Você também pode considerar a luz natural da janela. Você também pode usar as luzes do teto para iluminar a sala de reuniões. Faça: Faça a configuração da câmera adequada Sua câmera precisa ser posicionada corretamente. Não deve ser muito alto ou muito baixo. Ângulos estranhos podem distrair durante as reuniões virtuais. Para colocá-lo corretamente, você pode posicioná-lo ao nível dos olhos ou no monitor, dependendo da necessidade. Não faça: Abra os programas irrelevantes Antes de iniciar uma reunião online, você precisa fechar todos os programas irrelevantes, incluindo o e-mail e os mensageiros . Isso melhorará a qualidade geral da reunião com o melhor som. Além disso, não causará uma distração desnecessária que você possa ter com os e-mails e mensagens instantâneas. Você só precisa abrir os programas necessários para o bom andamento da reunião. Faça: Defina os objetivos da reunião As reuniões virtuais são consideradas a solução em tempo real. Estes são menos demorados e mais eficazes. Portanto, é importante definir o objetivo da reunião para utilizar o tempo da melhor maneira possível. Fixe a reunião por um período de tempo definido e deixe a agenda clara. Isso ajudará todos a manter o foco e oferecer resultados mais produtivos. Não faça: Estabeleça várias metas Ao organizar uma reunião virtual, sua meta precisa ser simples. Em vez de se concentrar nas múltiplas tarefas, você deve falar sobre um assunto específico e certificar-se de que está no ponto até o final. Ele precisa ser direto e simples. Se você começar a discutir várias coisas, o resultado final será confuso e você poderá não conseguir chegar a uma conclusão. Faça: Fale claramente Certifique-se de que você seja audível para todos os participantes. Sua voz precisa ser clara. Você não precisa usar linguagens poderosas. Você terá que torná-lo simples, audível e claro. Você terá que falar de forma que todos os participantes consigam os pontos sem nenhuma dificuldade. O encontro virtual online oferece mais flexibilidade. Ajuda os membros da equipe a tomar uma decisão conjunta em tempo real a partir dos diferentes locais. Você só precisa seguir alguns princípios básicos para torná-lo mais eficaz e fácil. Você pode seguir um princípio simples. Você deve se comportar como se estivesse participando de uma reunião presencial.