Dicas de sucesso para webconferências

A conferência pela Web é um método eficaz, econômico e conveniente de comunicação e colaboração com seus funcionários e clientes dispersos geograficamente. Hoje, as webconferências estão disponíveis em quase todos os dispositivos e são usadas para muitas finalidades, incluindo sessões de treinamento de equipe, reuniões de acionistas, lançamentos de produtos, serviços de marketing - até mesmo entrevistas de funcionários em potencial.

No entanto, embora a webconferência elimine o incômodo e os custos associados às viagens de negócios, sua conferência ainda exigirá a mesma quantidade de premeditação e esforço de uma reunião presencial para que seja valiosa e um uso construtivo do tempo para você e seus participantes. Felizmente, há algumas coisas que você pode fazer para ajudar a fornecer material envolvente que manterá seus participantes focados e participando ativamente de sua reunião. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a conduzir reuniões online da maneira que você deve.

Certifique-se de que o ambiente virtual seja adequado para a reunião

Existem diferentes tipos de reuniões, como reuniões de gerenciamento, reuniões de planejamento de projetos, sessões de brainstorming criativo, chamadas de vendas, reuniões de prospecção de clientes e sessões de edição de vídeo em tempo real. No entanto, em alguns tipos de reuniões, é necessário conhecer pessoas pessoalmente, como reuniões importantes de clientes potenciais ou discussões de desenvolvimento pessoal de emprego. Se você acha que o conteúdo da reunião é adequado para uma reunião virtual, vá em frente. Se você sentir o contrário, vá ao encontro do seu cliente em uma reunião cara a cara.

Conheça seu público

Antes de se preparar para uma reunião online online, tente conhecer seu público. É necessário conhecer seu público antes de uma reunião, pois isso o ajudará a preparar o conteúdo certo para a reunião virtual que poderá ser compartilhado com todos os participantes. O tipo de aplicativo usado para reuniões virtuais deve ser fácil de usar, como um telefonema ou o clique de um botão. Você precisa garantir que os participantes estejam familiarizados com a tecnologia de webconferência.

Desenvolva um plano e cronograma para a reunião com antecedência

Antes de iniciar a reunião virtual, é necessário definir regras para passar o controle e falar. Você pode usar a tecnologia que permite aos participantes clicar em uma bandeira para tocar ou levantar a mão no modo de apresentação virtual . Defina também regras básicas para bate-papos pessoais, bate-papos paralelos e moda de transmissão.

Selecione o moderador certo

Um moderador desempenha um papel importante na definição do tom e ajuda a manter a agenda da reunião nos trilhos. O papel do moderador é garantir que cada participante tenha a chance de fazer perguntas e comentar sobre o tema. Também é responsabilidade do moderador verificar se algum participante que queira fazer um comentário ou falar pode participar. Certifique-se de que o moderador escolhido conhece os recursos dos sistemas de conferência na web.

Salve o conteúdo das reuniões virtuais

Selecione um software de reunião virtual com recursos para salvar diferentes conteúdos gerados durante reuniões virtuais, como memorandos de quadro branco, documentos, notas, discussões, bate-papos e outros conteúdos importantes. Você precisa garantir que os arquivos de sessão e de áudio sejam salvos, pois podem ser usados ​​por colegas que não puderam participar da reunião virtual por qualquer motivo.

Ensaie sua apresentação

Fique longe de ler diretamente de uma folha de papel. Mesmo que seus participantes não possam vê-lo durante a apresentação, eles poderão dizer que sua apresentação é menos do que natural. Se você tem muito material para cobrir e está preocupado em perder alguma coisa, um esboço é uma ótima maneira de manter o tópico. Bônus: você também pode alocar quantidades específicas de tempo para cada tópico em seu esboço para manter sua conferência nos trilhos.

Evite duplicar sua fala e recursos visuais

Assim como você deve evitar ler diretamente de uma folha de papel, certifique-se de não ler diretamente de seus slides do PowerPoint. Em vez disso, limite o texto em seus slides a alguns pontos principais, que você pode expandir durante a apresentação.

Fornecer recursos visuais

Para obter o melhor retorno do seu investimento em webconferência, certifique-se de utilizar todas as ferramentas e recursos que seu serviço oferece. E lembre-se de que gráficos, tabelas e outros recursos visuais são uma ótima maneira de facilitar o processamento de informações complexas.

Reserve um tempo para as sessões de perguntas e respostas

Estes são realizados no final de uma conferência, desde que seja de 30 minutos ou menos. Se estiver acima da marca de 30 minutos, você deve permitir sessões menores de perguntas e respostas nos pontos de interrupção durante a reunião, por exemplo, após cada palestrante ou tópico. Isso permitirá que seus participantes abordem questões pertinentes antes de passar para um material mais complexo, em vez de salvar todas as suas perguntas até o final da conferência, quando você passar para um material não relacionado.

Conclusão

O acima são dicas e diretrizes para o uso de webconferência. Os serviços de colaboração na Web, como conferência de desktop, podem desempenhar um papel importante no sucesso de sua empresa. No entanto, é necessário usar as ferramentas certas de webconferência que permitirão que seus parceiros, clientes e funcionários colaborem e interajam sem esforço.

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