A melhor etiqueta de videoconferência que você deve seguir

As reuniões de negócios são realizadas com mais frequência para atingir um objetivo específico e, no passado, a maioria dessas reuniões era feita presencialmente dentro das premissas da organização. No entanto, nesta era moderna, os funcionários trabalham em casa e os parceiros de negócios estão centenas de milhares de distância da sede da organização. Além disso, a internet trouxe a questão de ter um mercado global, onde você vende seus produtos para clientes fora do seu continente. Portanto, o luxo de conhecer pessoalmente todos os interessados ​​não é mais viável. Daí a necessidade de ferramentas de comunicação remota que suportem bate-papo por vídeo e áudio.

Com o advento das tecnologias de comunicação remota, as reuniões virtuais tornaram-se muito mais fáceis e eficientes. Mas, apesar de sua contribuição única na simplificação da operação comercial, muitos indivíduos e organizações cometem grandes erros durante uma videoconferência. O resultado é perda de tempo, informações incorretas, frustração e, claro, perder a atenção do seu público. A etiqueta de videoconferência define algumas das regras, truques, dicas, o que fazer e o que não fazer para uma comunicação remota eficaz. No segmento subsequente, analisamos as etiquetas vitais que todo participante de uma reunião remota deve conhecer.

Parte 1: Excelentes práticas de etiqueta em videoconferências

Esteja preparado para a reunião

A etiqueta de videoconferência mais importante é estar totalmente preparado para a reunião. Você precisa olhar limpo e, claro, bem preparado. Certifique-se de tomar um copo de água para limpar a garganta. Sente-se direito na câmera e coloque um sorriso em seu rosto.

Certifique-se de que sua mesa esteja limpa

Pode parecer algo óbvio, mas ter uma sala de comunicação e equipamentos limpos é uma das melhores práticas de videoconferência. Certifique-se de que não haja nada entre você e a webcam que esteja desorganizado ou bagunçado. Lembre-se se houver coisas sujas atrás de você, a atenção de seus participantes pode ser alterada um pouco.

Configure seu plano de fundo

Certifique-se de fechar as cortinas ou persianas se você tiver uma janela ensolarada diretamente nas costas. Se algumas pessoas estiverem trabalhando em segundo plano, você poderá se mudar para uma sala silenciosa sem distrações.

Tenha as agendas das reuniões com antecedência

Outra prática essencial para uma videoconferência eficaz é participar da reunião quando você entende perfeitamente o tema das discussões. Se você é quem está organizando a reunião virtual, precisa garantir que todos os participantes saibam sobre o mesmo com antecedência. É uma boa prática enviar pelo menos dois lembretes: um, um dia antes e outro, uma hora antes do início da reunião.

Parte 2: O que fazer e o que não fazer na videoconferência

Seja cortês com os outros participantes

Esteja conectado ao seu computador pronto para a reunião alguns minutos antes do horário agendado. Comece apresentando-se antes de falar para que todos os participantes o conheçam e possam se dirigir a você pelo seu nome.

Mantenha os movimentos do seu corpo o mínimo possível

Se você é o tipo de pessoa que fala com muitos movimentos corporais, é importante minimizá-los. Como todos sabemos, a maioria das pessoas gosta de movimentos de mão, cabeça e movimentos bruscos, mas em uma videoconferência, esses movimentos podem distrair seu público.

Faça todo o processo divertido

Ser você mesmo durante essas reuniões é importante. Sempre relaxe e tente se divertir. Envolva seu público o máximo possível; talvez você quebre o silêncio com uma piada que os faça rir e assim por diante. Lembre-se, quanto mais piadas você fizer, mais seu público prestará atenção e ficará focado no que você está entregando.

Fale perfeitamente claro

Antes do início da reunião virtual, é imperativo que você verifique o áudio e outros equipamentos conectados para garantir que seu público o ouça claramente. Ao falar, certifique-se de que sai natural e cada palavra é pronunciada corretamente.

Não grite

Chega um momento em que seu público não pode ouvi-lo bem. Nesse caso, você deve evitar gritar e tentar ajustar o nível de som do seu microfone. Gritar pode fazer com que seus espectadores diminuam o volume do som e talvez percam o que você tem a oferecer.

Não interrompa outros apresentadores

Se você quiser acrescentar algo ou precisar de mais esclarecimentos do orador, siga o procedimento correto. Ou seja, levante a mão ou qualquer outra regra que você possa ter criado para tais interrupções, e você terá a oportunidade de dizer o que queria transmitir. No entanto, cortar outros alto-falantes parece rude e pouco profissional.

Não se envolva em outras conversas paralelas

Assim como em uma reunião presencial, você não participa de conversas paralelas. Da mesma forma, em uma reunião de videoconferência, você deve evitar sair da conversa atual para conversar com outras pessoas fora da reunião, talvez para enviar uma mensagem de texto ou atender um telefonema. Tais práticas comprometem a eficácia da comunicação virtual.

Parte 3: Dicas para uma videoconferência eficaz

Existem inúmeras dicas e truques de videoconferência, mas aqui abaixo estão alguns deles:

Montar todo o equipamento necessário antes da hora marcada; assim você terá tempo suficiente para testar o sistema e talvez resolver quaisquer desafios antes do início da reunião.

Escolha a plataforma certa e uma das melhores soluções de videoconferência é o aplicativo ezTalks Meetings. Este é um software de videoconferência profissional que permite hospedar reuniões online com outras pessoas a qualquer momento, de qualquer lugar.

Se você estiver realizando uma apresentação on-line, verifique previamente seus documentos e verifique se eles estão no formato correto.

Mostre algum entusiasmo. É muito importante que todos os participantes sejam apaixonados e envolvidos na conferência.

Dê tempo suficiente para perguntas e respostas. Esta é uma sessão muito importante durante uma videoconferência eficaz.

No final da reunião, sempre diga adeus e certifique-se de enviar um e-mail de acompanhamento resumindo os itens de ação discutidos.

Conclusão

Colocar uma videoconferência às vezes é uma tarefa assustadora, mas sempre paga muitos dividendos se for bem feito. A única maneira de fazer isso corretamente é praticando a etiqueta adequada de videoconferência, algumas das quais foram discutidas acima. Em geral, se as regras, práticas e dicas mencionadas neste artigo forem seguidas para o último, espere que sua próxima videoconferência seja um sucesso.