Como conduzir uma reunião de negócios bem-sucedida
Reuniões de negócios! Uma das atividades mais temidas e essenciais de qualquer negócio! Seja a reunião entre funcionário e chefe, membros da equipe ou com clientes, a importância das reuniões de negócios sempre foi um debate. Alguns empregadores acham que as reuniões de negócios são uma perda de tempo, enquanto outros acham que essas reuniões são produtivas. Bem, se as reuniões de negócios têm um impacto positivo ou negativo depende da forma como são organizadas e conduzidas.
A tecnologia transformou ainda mais a forma como as reuniões de negócios são conduzidas. Já se foram os dias em que as pessoas que participavam da reunião tinham que estar presentes cara a cara em uma sala. Produtos como o ezTalks Cloud Meeting tornaram possível realizar videoconferências online e tornar a comunicação empresarial fácil e rápida. Agora, reuniões de telepresença em tempo real podem ser realizadas entre pessoas em locais distribuídos. Se suas reuniões de negócios terminarem em um caos total, é hora de você mudar a maneira como conduz as reuniões. Aqui estão algumas dicas sobre como conduzir uma reunião de negócios bem-sucedida:
1. Necessidade
Antes de chamar uma reunião ou enviar um convite de calendário, pergunte a si mesmo se a reunião ou discussão é absolutamente necessária. Não há outra forma de comunicação? Você tem uma lista de pontos que precisam ser discutidos? Você definiu um objetivo para a reunião? Você também deve considerar essas questões ao selecionar quem precisa ser convidado para a reunião. Pense em quem precisa estar presente na reunião e informe-os com antecedência. Simplesmente reunir uma multidão de pessoas em uma reunião é uma perda de tempo. Revise a lista de participantes para certificar-se de que há pelo menos uma pessoa ou um grupo de pessoas autorizadas a tomar uma decisão.
2. Defina uma Agenda
Se você deixar uma reunião de negócios fluir sem nenhuma agenda ou objetivo específico, isso resultará em um caos louco. É sempre um bom hábito especificar a agenda da reunião no correio ou em qualquer outra rede através da qual você esteja se comunicando. Se você estiver planejando apresentar algum documento, você pode enviar por e-mail esse documento ou informações relevantes para os participantes da reunião com antecedência. Isso lhes dará tempo para examinar o documento e estar preparado com suas perguntas e dúvidas. Essa abordagem também ajudará no melhor entendimento das informações durante a reunião. Lembre-se, reuniões vagas nunca são um bom uso do tempo.
3. Cronograma
Junto com a agenda, você também deve criar um cronograma para a reunião. Isso é muito importante quando há vários pontos que precisam ser discutidos. Você precisa definir um limite de tempo para cada tópico. Caso contrário, apenas um ponto será estendido ao longo da reunião sem nenhuma conclusão. Assim como a hora de início de uma reunião, também defina uma hora de término da reunião e transmita-a no e-mail de convite. Evite realizar reuniões por mais de uma hora, a menos que seja muito necessário.
4. Liderança
Para evitar que a reunião saia dos trilhos, toda reunião requer um líder eficaz. Normalmente, a pessoa que está chamando na reunião de negócios ou é o ponto de contato pode ser um líder. Caso contrário, designe uma pessoa que conduzirá a reunião completa. Você nem sempre precisa ter algum funcionário sênior como líder; pode ser qualquer pessoa, desde o executivo até o gerente. Um líder é a pessoa que está guiando a equipe nessa questão específica.
5. Aproveite a tecnologia
Nem todas as reuniões exigem comunicação cara a cara ou presença física. Tente minimizar esses tipos de reuniões, pois consomem muito tempo. Você deve aproveitar a tecnologia para realizar reuniões de negócios. Desde a comunicação em telefones celulares até a opção pela colaboração de vídeo do ezTalks Cloud, existem várias maneiras com suporte técnico para realizar reuniões. O uso de ferramentas de tecnologia garante flexibilidade e conveniência. Também economiza tempo e reduz os custos envolvidos.
6. Seja rápido
Comece a reunião na hora e termine na hora. Ao ser pontual, você mostra que valoriza seu próprio tempo, bem como o tempo dos outros. Também o ajudará a construir uma boa reputação e as pessoas farão um esforço para comparecer à sua reunião. Foi visto que os funcionários evitam reuniões que não começam no horário ou se estendem indefinidamente.
7. Preparar
Não se apresse em uma reunião às cegas! Certifique-se de estar preparado ou pelo menos ter alguma ideia do assunto. Simplesmente conhecer o tópico da reunião não significa que você saiba do que se trata a reunião. Se você estiver conduzindo a reunião de negócios, é seu dever fornecer materiais antes da reunião. Se você for convidado para uma reunião, você pode pedir materiais pré-reunião para que você vá preparado para a reunião.
As reuniões de negócios são eficazes apenas quando as pessoas que participam da reunião não estão se perguntando por que estão lá em primeiro lugar. Não conduza uma reunião de negócios para algo que possa ser tratado por e-mail ou telefone. Reduza a reunião física presencial em favor de áudio ou videoconferência. Saber como ter uma reunião de negócios bem-sucedida é uma habilidade, certifique-se de dominá-la!