16 O que fazer e o que não fazer da etiqueta de teleconferência
Com a tecnologia avançada de hoje, todos no mundo podem organizar uma conferência. Com a teleconferência, é uma ótima maneira de envolver as partes que não podem participar de uma determinada reunião pessoalmente.
As reuniões de negócios se tornarão mais flexíveis e produtivas quando você incluir algumas ferramentas avançadas, como o aplicativo ezTalk Cloud Meeting. Aqui você encontra algumas formas de compartilhar arquivos ou documentos e também pode gravar as teleconferências ou reuniões.
No entanto, existem regras de etiqueta de teleconferência que todos devem seguir para ter respeito uns pelos outros e uma reunião tranquila com todos os participantes. Deve haver um resultado positivo da reunião, bem como uma boa impressão entre as partes envolvidas, porque a falta de etiqueta de teleconferência não pode oferecer nenhum resultado eficaz e desejado.
Abaixo estão os prós e contras da teleconferência :
1. Ligue de um local silencioso.
Todos os participantes da teleconferência podem ouvir todos os ruídos que você faz. Você tem que fechar a porta ou pode considerar colocar um sinal de “Não perturbe” ou “Na sessão de teleconferência” em sua porta. Dessa forma, nenhum estranho irá perturbá-lo durante uma reunião.
2. Ligue na hora.
Você tem que ser pontual. Certifique-se de que, como participante da reunião, você está no horário. Não dará uma boa impressão aos outros se você se atrasar e os fizer esperar. Além disso, os chamadores que chegam tarde podem interromper a discussão e distrair os outros.
3. Apresente-se formalmente.
Você tem que se apresentar pelo seu nome completo, não apenas pelo seu sobrenome ou nome. Você tem que se apresentar de forma positiva. Além disso, quando você se apresentar com seu nome completo, os outros lembrarão do seu nome, não apenas com seu sobrenome ou nome.
4. Diga seu nome antes de falar.
Seus colegas participantes podem não reconhecer sua voz ou rosto, especialmente quando é sua primeira vez ou você raramente faz teleconferências e não está por perto. Assim, você pode simplesmente dizer seu nome antes de fazer qualquer comentário ou discutir qualquer coisa.
5. Observe o código de vestimenta adequado e seja confiante.
Só porque você não se encontra pessoalmente, isso não significa que você não preste atenção ao que você veste ao participar de uma teleconferência. Você tem que se vestir adequadamente para suas reuniões. Se você é o anfitrião da teleconferência, deve ter mais cuidado ao escolher suas roupas. Ou, se você se candidatar a um emprego, deve manter essa etiqueta de entrevista por teleconferência, assim como leva um tempo para se vestir quando vai pessoalmente a entrevistas de emprego.
6. Fique confortável.
Encontre a posição sentada mais confortável, pois você pode ficar sentado por horas durante a teleconferência. Não cruze e descruze as pernas para se concentrar mais na discussão. Se você sempre mudar de posição, poderá distrair os outros e não será bem recebido pelos outros, principalmente quando for uma videoconferência .
7. Prepare com antecedência todos os documentos necessários.
Você deve estar preparado com bastante antecedência com todos os documentos ou arquivos importantes necessários para a teleconferência ou reunião. Os materiais devem ser enviados com antecedência por e-mail para todas as partes envolvidas. Caso não tenha recebido nenhum material pelo menos um dia antes da reunião, você pode solicitar com antecedência ao seu colega.
8. Evite embaralhar papéis ou conversar com outros participantes.
Lembre-se de que qualquer barulho que você fizer distrairá os outros participantes. Você tem que ter cuidado para que os outros possam ouvir bem a discussão. Portanto, também não fale com outra pessoa quando outra pessoa na reunião estiver falando.
9. Evite usar o telefone.
Se possível, não use telefones celulares ou outros aparelhos durante a teleconferência. Existe uma potencial conexão ruim ou resultado estático que reduzirá o valor e a qualidade da teleconferência para outras partes. Você precisa desligar o telefone, pois ele também pode tocar, o que pode distrair outros participantes.
10. Nunca coloque a chamada em espera.
Quando uma chamada é colocada em espera, pode haver um som indesejado que perturbe a teleconferência. Isso distrairá muito as outras partes na reunião.
11. Evite comer.
Embora você possa estar dentro de sua zona de conforto durante a reunião, você deve evitar comer durante esse período. Você tem que terminar seus lanches ou refeições antes de entrar na teleconferência.
12. Preste atenção e seja ativo.
Você tem que estar atento durante a reunião. Com isso, você será capaz de entender o que está sendo discutido. Portanto, se você tiver algumas perguntas, você só perguntará as relevantes e não está longe do assunto. Além disso, se você tiver em mente algumas coisas que pode contribuir, será bom para o grupo.
13. Mantenha sua mesa limpa.
Deixe de lado todos os seus itens pessoais e sua mesa deve ser mantida limpa. Quando estiver em uma reunião, coisas como seu telefone, carteira ou comida podem distrair você e os outros participantes. Limpe a bagunça para que você também possa criar uma impressão positiva nos outros.
14. Não responda a todos os e-mails.
Enquanto estiver em uma teleconferência, você só deve responder e-mails relevantes. Dessa forma, você será produtivo e ainda estará em sincronia com os outros participantes.
15. Atenha-se à agenda.
Certifique-se de que todos sigam a agenda da reunião e que todos estejam cobertos. Fique sempre no tópico. Com isso, você terá uma reunião bem-sucedida.
16. Seja um bom anfitrião.
Como anfitrião, você deve ser pontual, cumprimentar cada um dos participantes e verificar periodicamente com todos os participantes para ver se eles têm comentários, sugestões ou perguntas. Certifique-se de que todos estejam confortáveis e se divirtam durante e após a teleconferência.
Conclusão
Para uma reunião bem-sucedida, a etiqueta de chamada de teleconferência deve ser observada. Portanto, tenha em mente que você deve ser educado, confiante, ativo e pontual.